文档介绍：文件和资料控制程序
1 目的
对与质量体系有关的文件和资料进行控制, 确保各部门使用有效的文件和资料。
2 适用范围
质量体系所覆盖部门的文件和资料的控制。
3 职责
主要责任部门总工室的职责:
a) 对与质量体系有关的文件和资料实施控制;
b) 发布技术标准有效目录清单和专业应用软件有效目录清单;
c) 确认专业应用软件的申购计划。
质管办职责:
发布质量体系文件有效目录清单;
主持质量体系文件的编制、修改、换版工作,并协调质量体系文件之间的一致
性;
质量体系文件的标识、发放、回收和销毁,确保使用有效版本质量体系文件。
办公室职责:
a) 收集、提供技术标准发行、出版最新信息;
b) 技术标准的购买;
c) 技术标准的标识、发放、回收和销毁,确保使用有效版本技术标准。
网络中心职责:
a) 计算机专业应用软件的购买、标识、登记、保存及日常维护管理;
b) 提供申购的专业应用软件评审意见。
图档组职责:
a) 项目技术资料的标识、归档控制。
其他部门职责:
使用有效版本的质量体系文件、技术标准和专业应用软件。
4 方法和措施
质量体系文件控制
文件分类
质量体系文件从内容上分为以下三类:
a) A层次文件: 质量手册;
b) B层次文件: 程序文件;
c) C层次文件: 院级管理规定、项目质量计划、质量记录表格等。
质量体系文件从管理上分为有效文件和作废文件。
文件制订与审批
总工室主持质量体系文件的编制与修订工作,并负责协调三个层次文件的一致性。
质量体系文件在正式发布前,应经授权人审批生效,其中:质量手册应由院长签署审批; 程序文件应由院长或管理者代表签署审批;C层次文件应由总工或副总工签署审批。
质量体系文件修订/换版时,实施修订者应填写“质量体系文件修订单”。修订/换版文件发布前,应由原审批人或授权人审批签署。
文件标识
总工室定期(不少于1次/年)发布质量体系文件有效目录清单,反映文件现行的修订状态。
列入有效目录清单的文件为有效文件,应有“受控文件”印章的标识。未列入有效目录清单的文件为作废文件,应有“作废文件”印章标识。
文件的标识印章及发放编号,由质管办负责加盖。
文件发放管理
质管办负责质量体系文件的发放、回收、销毁及相应的登记管理。
文件的发放范围:
质量手册:院长、副院长、书记、总建筑师(总工程师)、副总建筑师/副总工程师、各部门负责、主管部门认为需要发放的部门或人员。
程序文件:与程序文件内容相关的部门或配合的部门(或人)。
C层次文件:有关的操作部门(或人员)。
技术标准控制
技术标准分类
在项目设计中必须使用国家、地方、行业规范、规程或规定,以及标准图等。
技术标准控制
图书室收集技术标准的修订/出版信息,及时传递总工室。
总工室定期(不少于1次/年)发布反映现行修订状态的技术标准有效目录清单。列入有效目录清单的技术标准为有效标准,否则为作废标准。
作废标准由图书室在发放新版标准时回收,统