文档介绍：办公室管理复习提要
第一章办公室实务概述
一、办公室的含义
办公室,一个常用的很普通的名词,却有着多种含义:
:泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,或是医疗室、实验室等等。
:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如:教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。
3,特指的:党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。如:中共中央办公厅、上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称办公室,江苏省昆山市人民政府办公室、三星公司办公室等。
:某种专门的独立的工作机构。如:国务院台湾事务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。
二、办公室事务管理特征:服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性.
三、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。
:主要包括:文书撰写;文书制作;文书处理;档案管理;会议组织;调查研究;信息资料;信访工作;接待工作;协调工作;督查工作;日程安排;日常事务;办公事铃删;其他临时交办的事项。
:主要包括:以速记记下上司交待的事项;执行上司留在录音机中的吩咐;档案管理;阅读并分类信件;以电话往来维持和外界的良好公共关系;替上司定约会并做好记录;按上司的口头或书面指示完成信函;在权限内按自己的意思发出信函;接待状访宾客;替上司接洽外界人士;自动处理例行的事务;为上司安排旅行或考察;替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等;准备好公司要公开的资料;替上司收集演讲或报告的资料;协助上司准备书面的财务报告、研究报告等;整理并组织好粗略的资料;替上司保管私人的、财务的或其他的记录;协助上司中报所得税及退税;督导一般职员或速记员;安排会议事务,并做会议记录或纲要:复印资料。
:办公室环境的布置和整理;通讯事务、电话、信函和邮件处理;执行上司交办事项;
照料上司身边的琐事;接待宾客和员工的来访;记录上司指令及会谈、会议内容;打印文稿及表格;收集及整理各种信息;保管办公室设备及用品;外出办事,如银行、邮局、税务所等。、
四、办公室环境布髓
目的:创造舒适而又工作效率高的环境;塑造组织形象;建立挡
驾制度;有利于保密工作。
第二章文员实务
一、文员的工作顺序
计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。
二、“优先顺序”处理工作
第一阶段,先将自己想做的工作以重要程度为标准分类;第二阶段,其次以紧急程度和重要程度为标准分类;第三阶段:同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率,对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。
三、文员管理时间的方法
四、文员的工作方法
请示内容:必须是自己难以处理或无权处理的事,请求上司给予指示或授权办理。
请示形式:可以是口头形式,也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事,书面请示,上司书面批复,以示慎重,也可备日后查证。一般的事,事务性:,町用口头请示,上司只作口头答复或指示。紧急的事,文员可先作口头请示,及时办理,事后再补写书面请示,留档备查。
报告内容:一是定期报告工作情况和进程,让上司及时了解下情,随时作出指导;二足工作中发生的重大问题,让上司及时作出处理;三是合理化建议,供上司改进工作时参考;四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况,要区分轻重缓急,适时、适地、适度地
进行,以免干扰上司的工作。
报告方式:口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式,必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见,提出处理问题的建议和方案,供上司选择、参考。
计划方法:(1)要有科学的、明确的工作计划:工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。(2)分清轻重缓急,决定工作次序,有条有理地去进行。受制约的工作应置于前,自己支配的工作则置于后;重大工作优先考虑,集中精力去做;日常工作空余时间分散去做,任何工作既有严肃性,又有灵活性,使计划有一定余地。
总结方法:总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾,以便肯定成绩,得出经验,找出不足,吸取教训。从时间上、规律上进行。
受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意,即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意,易于判断和领会。另一种是间接受意,指上司在平时随便交谈情况下,或与其他人
员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。,文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。但要防止把上