文档介绍：
发言人和各位贵宾进行联系。
3、预料召开会议的日期；会议预料召开几天；准备在什么地方召开会议；会议 形式或程序是什么；须要多的场地；将有多少人到会；会议预算是多少；准备选 用什么级别的酒店和设施；准备选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀 请函；会议须要向与会者打印相关资料吗？会议的发言人有那些？会议须要什么 样视听设备；须要食品、饮料的酒会、款待会有几次；与会者可以携带家属吗？ 准备为与会者支配一些特殊活动吗？准备为与会者及家属支配一些特殊活动吗？ 是否准备为与会者的家属支配一些特殊活动吗？
4、亲临现场实地考察。
参考资料：
1、会议室常见的摆台： 戏院式、课桌式、U型、回型、椭圆型、长方型、会见型、圆桌型、鸡尾酒式、舞台式、T型台。
2、会议常见的设施及工具： 屏幕、投影仪[胶片投影仪几多媒体投影仪]、录象机、VCD、音响、话筒[有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风]、镭射笔、幻灯机、讲台、舞台、夹纸板、大白板、签到台、铅笔、信签、彩电、横幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席台、盆景、鲜花、背景板、灯光照明、同声翻译系统。
3、会议常见的用餐形式： 圆桌型、自助型、鸡尾酒会、零点、外卖。
4、常见的会议： 董事会、股东会、销售订货会、新产品发布会、高级职员培训 会等。
★会议过程接待：
1、会场预约：
依据须要，分析各种状况作出最完备的策划；依据会议的级别，选择会议举办地；依据会议对周边环境的要求，确定详细举办地点；依据会议的详细状况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。
2、负责会场的布局，设备安装调试：
依据会议的详细状况，设计并支配会场的布局，细致周到地设计好全部的细微环节；依据须要，供应会议所须要的全部设备，并提前安放在指定位置；依据须要，提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺当进行。
3、印刷材料的设计制作：
供应宣扬册等印刷品设计、生产一条龙服务；依据会议的详细需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；将印刷品指定特地的厂家生产以及印刷；我们将依据您的须要，提前把印刷品送到会场或指定位置。
4、参会者的接送：
依据参与会议者的详细状况以及人数多少支配相应的车辆；专车提前在指定位置等待参会人员，把参会人员快速、平安地送到会场或下榻的酒店。
5、参会者的餐饮：
依据参会人员的喜好，预订各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会餐等等。依据参会人员的详细状况以及会场和下榻酒店的地点，举荐不同的用餐地点。
6、参会者业余时间的支配：
依据参会人员的喜好，设计不同的休闲方式；设计特地的旅游线路，便利出行；介绍下榻酒店旁边的消遣设施，以供选择。
7、会议票务：
利用与铁路、航空、航运等部门长期建立的良好合作信誉关系，架构了铁路、航空、航运、高速巴士等品种齐全、服务完善便捷的票务延长网络。目前已拥有全国联网火车售票，并与国内民航联网协作的销售国内特价机票。曾多次胜利地接待了各类大型会议的现场出票服务，而且可依据一个会议的不同组织形式与规模，为客户供应最快捷高效的票务服务。
8、会议旅游：