文档介绍：公司办事处管理办法
一、为贯彻本公司的营销计划,进一步开拓市场,使办事处的各项管理规范化和合理化,以保证公司各项业务规范而有序地进行,特制定本办法。
二、办事处的工作职能
1、负责当地市场的开拓、客户资源的开发和管理;
2、承担公司下达的销售任务;
3、代表公司与当地客户进行业务上的联络与协调;
4、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同类竞争产品的动态;
5、根据公司的有关规定,执行和负责应收货款的催收和费用结算工作,防止客户拖欠货款,每月按时完成与客户合作的往来帐目核对工作;
6、严格执行公司有关财务制度,如实填写各项报表,严禁弄虚作假,严禁做有损公司利益的事。
7、积极与公司沟通汇报,提出有利于开拓市场的建议和意见;
8、合理计划、开支办事处的各项费用;
9、负责办事处各项财产的管理和保护,确保公司财产安全。
三、办事处与公司间的协调
1、办事处人员要与公司各部门密切配合,确保工作的顺利开展。
2、办事处协助公司对货物的移送进行监督和保管。
四、办事处的业务管理及产品价格规定
1、办事处对外的产品价格及相关价格政策应参照公司相关规定执行。
2、产品以低于公司规定价格出售的,由办事处提出申请,报公司审批,未经审批程序,不得以任何形式变相降低产品价格。
五、客户管理
1、客户选择:办事处应选择资信状况优良的客户。
2、资信调查:
(1)办事处对于新客户,在供货或签订合同前,应进行必要时的资信调查,审查的内容主要包括:公司名称、注册地点、注册资本、经营范围、法人代表、经营责任人、经营历史和现状。
(2)对新客户进行审查时,应要求对方提供下列复印件并出示原件:
营业执照、税务登记证、法人代码证、经营责任人身份证等。
3、实地调查:
对新客户的注册地点(办公或经营场所)进行实地调查,确保客户提供的资信真实可靠。
4、建立客户档案:
(1)当新客户资信经审查合格并计划建立业务关系,业务员按公司要求建立客户档案,办事处、公司各留一份备案。公司指定专人管理客户档案。
(2)客户档案要根据客户情况变化和公司业务人员变化进行更新。
(3)客户名称变更的,按客户资信审查标准要求客户提供名称变更后的资料。由该客户对名称变更前的债务承担证明,交公司财务部作调整应收帐款依据。
六、购销合同的管理
1、各项业务原则上都必须事先签署购销合同;
2、签订合同,必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨,严禁借签订销售合同假公济私、损公肥私。
3、签订合同时必须备齐如下相关资料:
合作方的营业执照副本复印件;合作方的税务登记证复印件;公司拟好的合同一式两份。
4、驻办事处业务人员签订合同须经公司业务部审核,报业务部审批,补充协议或在购销协议上增加条款,必须由公司业务部经理签字盖章,方才有效。任何人员不得超越权限,违反规定者将承担相应的经济责任。
5、签订合同的业务人员对合同的履行、款项的回收承担责任,负责到底。业务人员必须完整地收集合同执行过程中产生的全部书面凭证,并妥善保管。
6、如合同履行过程中出现困难或问题,需要变更、补充或解除的,一律采用书面形式(包括双方往来的函电等)。
7、如合同履行过程中,出现纠纷的,经双方协商达成一致意见的,签订书面协议,由双方签字并加盖法人公章或合同专用章。经协商仍无法解决