文档介绍：新疆办事处库存、应收管理流程
新疆办事处为进出口部在新疆特设的一个点,对其进行统一管理,相对独立核算,请财务部在ERP系统中将新疆办事处作为一个单独的部门对其进行核算。为加强新疆办事处的管理,现规范如下;
发货流程:
a) 新疆办事处负责人下单至进出口计划员,计划员做好单据后交主管审批,安排生产,货物入库;
b) 发货时外贸会计审核出货单项下款项回笼情况并就出货单项下应收货款作应收账务处理;同时由计划员在ERP系统中填制调拨单,由集团仓库调至新疆仓库(01041仓库);
C) 部门经理确认并签字,安排发运,同时填清发运清单,新疆办事处负责人收到货后回传签字确认清单;
二、销售流程:
新疆办事处负责人每月26日前将本月实际销售明细(附表)提交至进出口财务,同时将本月销售款项付至公司财务帐号,付款水单传至进出口财务进行确认;集团进出口部按实从新疆仓库(01041仓库)开具销售发货单,同时按帐面数量与新疆仓库实存数量进行盘底,以新疆办事处负责人签字的库存盘底单回传为准;
三、费用管理:
1、固定资产及低值易耗品的管理:
新疆办事处必须对经营部的固定资产及低值易耗品进行详细的登记、管理,对固定资产的添置,必须先审批后购买。对报废的固定资产,进行以坏换新,不得私自处理、变卖。负责人离任,必须对固定资产进行移交清点。
2、广告费用的管理:
广告费用的支出由新疆负责人提出书面报告,经经理审批后,原则上由公司财务科直接结付。不得在货款中抵扣,也不得私下以货易广告费。不得私自冲转货款。凡500元以内促销、宣传费用,新疆办事处负责人有权批准,但必须先提供发票转帐。除此以外,自行主张的全额在负责人工资中扣除。
3、差旅费的管理:
新疆办事处负责人差旅费报销标准参照公司统一差旅费报销制度,即管理人员出差在外按住宿128元/天,餐费30元/天。
4、业务招待费的管理:
业务招待费仅限于招待客户,办事处凭正式发票报销,经手人应真实注明事情的实际原因,如发现不实,对经手人处以两倍的罚款。%以内掌握开支, ,超出部份需报经部门经理特批后方予以报销.
5、电话费的管理:
合理管理电话费,节约电话费用,严禁打私人电话,办事处负责人手机费为每月200元,严格按标准报偿,超支自理。
6、租赁费的管理:
按公司批准的租赁合同如期支付,支付凭证后面附领款人身份证,不得任意更改、增加办公住宿场地。
7、办公、水电费的管理:
办事处日常办公用品、打字、复印、传真、邮资等费用每月不得超过200元,银行手续费、生活用水、电、气等费用凭正规发票据实报销。
8、运杂费的管理:
运杂费包括集装箱、汽车运费和转运费,运杂费都要有正式运输发票,且注明运输的货物、名称、型号、数量、金额及起止点、经手人签字等事项,附出库单作附件。
9、备用金管理:
新疆办事处负责人备用金借支的上限为人民币10000元整,借款人须及时将发票等票据寄回公司冲抵备用金,借支余额不足人民币10000元,可在10000元以内补足其备用金。
10、其他管理:
1) 对外来人员临时就餐一律按标准伙食费收取,严禁留宿外来人员