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Excel 表格的 35 招必学秘技

也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表,也许你已利用 Excel
函数实现过上千次的复杂运算,也许你认为 Excel 也不过如此,甚至
了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是
Excel 全部技巧的百分之一。本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技
巧入手,领略一下关于 Excel 的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中,如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”
显示,大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示,低于 1000 元的
工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置:
“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格
式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右
侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值
“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字
体”的“颜色”设置为“红色”。
“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等
于 1500,字体设置为“蓝色”;小于 1000,字体设置为“棕色”)。
,按下“确定”按钮。

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看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显
示出来了。
二、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致
性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
Sheet2 中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企
业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据
库。
A 列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入
“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作,将 B、C……列分别命名为“商业企业”、“个
体企业”……
Sheet1 中,选中需要输入“企业类别”的列(如 C 列),
执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”
标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面
的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……
序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
再选中需要输入企业名称的列(如 D 列),再打开“数据有效性”
对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:
=INDIRECT(C1),确定退出。

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C 列任意单元格(如 C4),单击右侧下拉按钮,选择相应
的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D 列单元格
(如 D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需
要的企业名称填入该单元格中。
提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可
以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
三、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添
加到其中,方便随时调用。
,选“自定义”选项,打开“自定义”
对话框。在“命令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将
“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个
名称(如“常用文档”)。
“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”
下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,
并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作
簿文档列表名称。
重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击
鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分

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配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相
应的工作簿(如“”等)文件夹,并选中该工作簿文档。
重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起
来。
“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要
展开“常用文档”菜单,单击其中的相应选项即可。
提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,
但并不影响“插入”菜单中