文档介绍：会务工作汇报会务不简单
一、会务根本情况
内涵
围绕会议〔活动〕主题和目的而进展的一系列工作。
特点
效劳性：会务效劳于会议，它的一切活动都是为了会议的正常进展。
事务性：会务工作具有很强的操作性。
综合性：为众多人效劳，决定的：增加对会议的了解、增进人员之间的交流与了解、提高实际业务水平。
内容：会议程序、每人职责、每个细节的标准。
四、会议通知
何时通知
如有可能，越早越好，方便参会人员提前做好准备，实在不行，可以发预备通知。
关于的XXX的预备通知。
一些“紧急通知〞本身的内容早就在准备，但等发通知的时候就紧急的了。为什么？市府办局部科室发通知，从来没有提前半天的，正常是提前2-3个小时，甚至半小时。换位思考？
如何通知
、网络、短信
通知谁
参会人员、会务人员、保障人员
效率&证据
四、会议通知
通知什么
主题、时间、地点、人员、任务、职责
需要提前研究的会议材料
通知信息的反响
地点预约反响
人员〔参会人员、效劳人员、保障人员〕反响
设备反响〔供水、供电、餐饮、车辆等〕
五、会议材料
方案/日程表/会议须知
证件/选票
代表证、工作证、记者证、司机证、专用票据
各类选票
通行证、专用物品证
时间
活动安排
地点
陪同人员
9月12日
（周六）
14:30
迎 候
高速路出口
王 艳
赵 明
15:00
入住酒店
XX国际酒店
……
五、会议材料
各类讲话稿
事先一定更要和发言人沟通。
材料定稿要有一定的提前量。
放在适宜的位置，及时提醒。〔印度在联合国的发言〕
其它材料
颁奖音乐、视频短片、PPT、宣传资料、新闻通稿等。
六、会议场地的布置
布置原那么
气氛适度——配合活动主题，比方婚宴。
以人为本——重点突出“人〞。
方便使用——指示标志、文字说明。
右手为上、正对门为上
会标：醒目、鲜明、准确，字体标准、端正、大方
标语、空飘、气球、烟花
徽铭
党徽、国徽、军徽、团徽、……
旗帜、背景板
六、会议场地的布置
人员站位
引导人员：前进方向左右45°位置
会务人员：会场四角，门口
设备布置
音频：足够数量的话筒、多路信号保障、录音设备
视频：要分别考虑台上台下视角问题
灯光：不熟悉的场地需提前“彩排〞，请专业灯光、摄影人员现场检查，确保效果
空调：冬天18℃以上，夏天25℃以下，不能有异味、噪音
饮用品：茶、水，毛巾
七、吃住行——吃
工作餐
人员确定
多少人来吃，有没有特殊要求〔民族、种族〕，比方：印度教不吃牛、回民不吃猪
菜品
菜品应符合群众口味，兼具地方特色，不是绝对自信不要做客人的家乡菜
形式
大型会议尽量使用自助餐的形式
桌餐〔围餐〕要注意席卡摆放。
七、吃住行——吃
圆桌餐卡
原那么左为上。
方案一：按职务级别，由主到次。
比方领导班子会后用餐
方案二：按职务级别，与客人穿插而坐。
比方接待市府办领导
祝酒：入乡随俗。一般对客人不作过多要求。
上菜：
按照冷菜、饮料、酒水、热菜、汤、主食、点心、水果顺序，人多时要保证上菜速度。
七、吃住行——住
住地设施要求
卫生、根本生活设施、房间设备、餐饮
活动场地要求〔健身、游乐设施〕
停车场地要求
住宿安排
套间、单间、标间、特殊用房〔医疗、临时会议室〕
通讯保障
涉密要求
、网络、无线基站
一般外包，特殊情况下，需要亲自检查
七、吃住行——行
迎送
时间：绝对不能迟到
地点：机场、车站、高速路出口
位置：多看看?新闻联播?，尽量站在客人下车〔飞机〕能直接看到的位置，列队站好。
礼仪：
不认识的客人需事先取得联系
见面介绍，按照“从高到低、先主后次、防止重复〞的原那么
握手〔拥抱、致军礼〕：不可学习印度阿三
出入走正门
迎送职级对等
七、吃住行——行
迎送
车辆：
宁多勿缺
每辆车上要有跟车联络人
行驶路线以顺畅、不走回头路为原那么，下乡慰问、现场办公等会议，条件允许的情况下，尽量做到提前“踩点〞
七、吃住行——行
陪同
人员确定
业务对等
性别对等
身份对等
餐饮、住宿、乘车标准与其身份一致
陪同人员应知事项
客人根本情况
此行目的
全程接待方案
八、宣传报道
宣传报道确实定
确定报道原那么：
通稿
自由采访：
建议以记者会、新闻发布会的形式进展
绝对的自由采访会容易造成混乱，信息不受控制〔〕
确定媒体数量和人数
媒体类型：纸媒、网络、电台、电视
采访数量和人数
八、宣传报道
配合采访
主题采访
专题采访
随队采访
新闻发布会
新闻刊播
内容审核〔不可学南京〕
图片审核
记者也是人，搞新闻是他的工作，是混饭吃的工具〔