文档介绍：第3章 Excel在会计账簿中的应用
本章学习目标
本章主要讲解会计账簿的相关知识以及如何利用Excel设置和登记会计账簿。通过本章的学习,掌握以下内容:
会计账簿的概念、意义、种类和格式
明细账的格式设置和登记方法
总账的格式设置和登记方法
会计账簿概述
会计账簿的意义
会计账簿的种类
会计账簿的意义
会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务,把大量分散的数据或资料进行归类整理,逐步加工成有用会计信息的簿籍,它是编制会计报表的重要依据。它是由具有一定格式、相互连结的账页所组成,账页一旦标上会计科目,它就成为用来记录和反映该科目所规定核算内容的账户。
会计账簿的意义
通过设置和登记会计账簿:
(1)能够把大量的、分散的会计核算资料系统化,为加强经济核算提供资料。
(2)可以为正确计算成本、经营成果和收益分配等提供必要的会计核算资料。
(3)利用会计账簿所提供的核算资料,既可以为编制会计报表提供主要的依据,也可以为会计分析和会计检查提供必要的依据。
(4)既有利于会计核算资料的保存和利用,也有利于会计核算工作的分工。
会计账簿的种类

会计账簿按其用途,可以分为序时账簿、分类账簿和备查(辅助)账簿。

会计账簿按其外表形式,可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

会计账簿按其格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。
会计账簿的登记
明细账的格式和登记
总账的格式和登记
明细账的格式和登记

明细账是按照明细分类账户开设的,连续、分类登记某一类经济业务,提供详细核算资料的账簿。它能够具体、详细地反映经济活动情况,对总分类账起辅助和补充作用,同时也为会计报表的编制提供必要的明细资料。
明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等,但最基本的格式是有“借方”、“贷方”、“余额”三栏的三栏式。
明细账的格式和登记—数据库

数据库是一种有组织、动态地存储有密切联系的数据的集合。一个数据库就是一个数据清单,它将反映客观事物的大量信息进行记录、分类、整理等定量化、规范化的处理,并以记录为单位存储于数据库中。
在Excel中,数据清单中的列对应于数据库中的字段,数据清单中的列标题对应于数据库中的字段名称,数据清单中的行对应于数据库中的一个记录。
明细账的格式和登记—数据库
在设置数据清单和输入数据时必须遵循一定规则,这些规则包括:
(1)数据清单的字段名占一行,且必须是第一行(不一定是工作表中的第一行);
(2)每个字段的名称必须惟一;
(3)每一列必须有相同的数据类型和格式,且每一列必须相邻;
(4)每条记录占一行,且必须连续,中间不能有空行;
(5)每个单元格输入的数据前面不能有空格;
(6)如果工作表内除数据清单外还有其他数据,则数据清单和其他数据之间必须有至少一行或一列的空白单元格;
(7)避免在一个工作表上建立多个数据清单。
明细账的格式和登记—数据库的生成

利用数据库生成明细账的基本思路是:首先设置数据库的结构,其次将所录入的记账凭证内容通过一定的方法输入到数据库中,最后对数据库中的数据进行筛选,生成明细账。
设置数据库结构的方法是将记账凭证中的所有项目填写到工作表中,且数据库中的字段名与记账凭证中的项目名一致。
将记账凭证的内容输入到“记账凭证数据库”的最常用的方法是在录入记账凭证的同时打开“记账凭证数据库”,在该数据库中将记账凭证的所有数据填写到工作表里。
要生成一个明细账,应先设置一个明细账的格式。