文档介绍：四川邑丰榨菜食品有限公司
关于销售订货,发货及票据走向流程提交人:蓝序武
鉴于公司为了节约成本,提高效率,规范管理,公司有必要重新建立一系列的工作流程以利于工作的快速开展;例如:订货流程,退换货流程;费用申报流程;费用审批流程;物品的申购,申领流程等等。现营销中心将关于销售订货,发货及票据的走向流程做出作出如下规定:
当销售商或我司业务人员在例行的库存清理时,发现我司产品已出现低于安全库存线时,就应立即对低于安全库存线的产品进行订货;
如在经销商处的我司业务人员应积极协助经销商根据库存量,订单间隔周期平均销量,送货时间,销售潜力,淡旺季,促销政策等因素协助销售商制定订单;
将制好的订单及按订单金额的打款凭据发给公司营销中心事务助理,并确认公司营销中心助理收到订单及汇款凭据;
营销中心助理收到客户订单及汇款凭据后,应根据每天物流部(仓库)提供的每日库存报表,当期的销售政策,客户的特殊要求等状况,有特殊情况需与客户进行沟通后开具销售发货单(一式六联:存根联,财务联,客户联,提货联,结算联,物流联);
营销中心助理制好单后,应请销售部门主管(或代理人)签字认可,销售部门主管根据,该客户的经营情况,即该城市的销售商布局,有否其他特殊要求等情况,审核发货单的发货数量,价格及品种情况,签字核准发货否及数量;
如客户订单上或本次发货有客户申请的促销用品、赠送品需发送,则营销中心助理应将销售部门主管(或代理人)签字后的发货单交市场部经理或其代理人签字确认促销用品及赠送品数量、规格。
营销中心助理将销售部经理、市场部经理(或代理人)签字后的发货单保留存根联将其余五联单据及汇款凭证(如有其他特殊事项,需有分管副总签字同意的签呈)传给财务部,财务部出纳根据货款到帐情况,客户帐期情况,应收状况等
并审核价格及政策签署发货意见;(有特殊情况需要相关人员签字确认的书面意见)
财务出纳将签好的票据保留财务联,将其余四联传递给物流部,物流部见单据上有销售部经理、市场部经理(或代理人)签字,财务签字,确认无误后,根据库存情况,车辆情况,签字确认,即可组织配送司机凭剩余四联送货;
司机拿到四联发货票据后,应在发货单司机栏上签字确认,物流部保留物流联,司机即可凭提货联到仓库提货,库管确认签字无误后(销售,市场,财务,物流),即可发放货物,并在发货单上填写实发数量并保留提货联;
司机提出货物后,即可持剩余二联发货单运往订货销售商处,经客户确认货物无误后,请客户在发货单结算联上签字认可,客户保留客户联;
司机持客户签字认可的发货单结算联回公司交给物流部,物流公司司机将发货单结算联复印后复印件作为结算运费的凭据;
物流部将司机带回结算联交与财务部,财务部将带回结算联作为结款或客户已收货的凭据做帐;
注意事项:
票据的各环节追踪;
签字(含年月日时分)的确认;
公司货物一旦发出,物流部应制作货物发出通知单(含品种,数量,价格,金额,发货时间,预计到货时间,司机(物流公司)电话等内容)给客户,便于客户知情;
如有火车运输情况则应由物流部将车站提货小票及签好字的二联票据(结算联,客户联)特快专递致订货销售商处,追踪其收到小票后并签署好两联票据快递回公司;
时间限制:销售部,市场部4小时;财务部确认货款安全后4小时内;物流部16小时