文档介绍：档案管理制度一、总则1、为了规范置远集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理,特制定本制度。2、档案的范围(1)公司内部经营形成的各种资料。(2)外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。(3)下属全资、控股子公司(以下简称子公司)备案形成的与经营有关的资料。二、档案的管理部门1、档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理,其中行政管理中心为主管部门。2、档案管理部门的职责(1)行政管理中心档案管理的职责①负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度,规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。②负责指导、培训、宣贯档案管理制度。③负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。④负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。⑤负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。⑥负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子目录。(2)财务中心档案管理的职责①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。三、档案的分类管理1、档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求,应由需求部门提出申请,经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。2、档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。(1)按内容进行分类,主要有:①章程、规章制度、通知通报发文:主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。②会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。④企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。⑤经营目标、计划、总结:包括经营目标与总结、经营计划与总结等。⑥经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。⑦案件资料。⑧行政后勤档案/员工福利(餐娱、文体、图书等)。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。⑨人力资源部资料。包括人力配置、人力开发、人力薪酬(成本)、劳资关系、员工信息管理等。⑩财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。○11战略投资部资料○12工会文件○13登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。○14签字印模。包括签字样本、印章印模等。○15特殊业务资料。(2)按保存形式分类①纸质形式②电子档案形式:包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。(3)按保密性分类:分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般(无密级)档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘,绝密文件只能印1份,机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容,对照密级分类标准进行确定。①绝密:处于最高保密等级,限指定人员知晓,一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料,如导致公司财产损失伍万元以上;资金链断裂;管理系统或组织架构动荡(高管三人以上投诉或两人以上离职的)等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于:a、总裁指定的绝密事项资料;b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果;c、公司的重大经营决策、战略投资计划;d、购买或开发的科研成果和专利等资料;e、资金运作计划、协议、等相关财务资料;f、重大项目的资料。②机密:保密等级次于绝密,集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料,如导致公司财产壹万元以上伍万元以下;资金链链接不稳;管理系统遭受破坏或组织架构出现危机(高管两人以上投诉或一人离职的)等,包括但不限于:a、集团公司领导指定的机密事项资料;b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果;c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议;d、关于集团及控股子公司商业利益,发展的合同;e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者);f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸;g、投资计划书、项目协议、项目运作方案;h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等;i、集团公司人事档案、工资;j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案;k、涉及总裁个人的收发文件。③秘密:保密等级在绝密和机密之下,集团领导、部门领