文档介绍：文员岗位职责 - 岗位职责
, 文员应做好企业外部来函的接收 , 登记 , 报送 , 报批 , 复函 , 内部发送 , 传阅 ,, 回收以及文件起草等工作 .
: 文件资料校对是文员工作中比较编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；
6、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；
8、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；
9、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制；
10、完成部门经理临时交办的相关任务。
1、对文件数据的准确性负责；
2、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。
权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件所谓行政 , 是具有一定保密制度的岗位 !
文员的接待工作规范与职责
文员的接待工作 , 顾名思义 , 也就是关于接待方面的工作规范 , 职
责, 包括对来访者的一些基本情况进行登记 , 接洽来访工作等 . 要求态度热情 , 主动问好 , 问清来访意图 , 并迅速做出判断 , 给予恰当安排 .
工作地点不同的文员可能根据工作内容有一些区别 , 按照精细分
工, 我们下面分别介绍在前台和在办公室工作的文员如何进行接待工
作
一; 负责前台的清洁工作 .
: 热情接待来访者 , 做到主动 , 热情 . 大方 , 平等礼貌的对待每一位来客 .
三: 看到客人 , 必须起身 , 然后问候 , 并点头微笑 .
: 如果是事先预约的客人 , 要确认一下 : 您是 XXX先生吗 ?并带其到接待室 .
五: 如果同时还有别的客人访问其他负责人时 , 要代为接待 , 引见 .
: 如果是没有约好而老访的客人 . 要问清客人姓名 , 公司 , 及来访意图等 , 再询问上级是否接见 . 如果同意才能进入接待室 !
七: 负责报刊 , 信件 , 邮件的收发与保管 .
八: 负责下班后前台电源的关闭和正门关闭 .
九: 检查办公设备 , 发现故障后及时报修 .
: 领导接待重要客人时 , 要根据服务规范要求 , 做好各项工作 , 不得马虎 !
十一 : 要有强烈的责任心 , 不得随意离岗 , 要勤观察 , 掌握接见状况 , 及时配合领导的接待工作 .
十二 : 严格执行安全保密制度 , 不得随意让他人进入接待室 !
十三 : 负责各类文件资料的打印 , 复印 . 整理资料 , 文件 .
十四 : 负责收发各类传真 , 信函 , 邮件等
以上这些可以适用于大多数不同岗位文员的接待工作 , 大家可具体看情况而选择 .
采购文员工作职责
请购单、验收单之登记。
订购单与合约的登记。
交货记录及跟踪。
供应商来访的安排与接待。
采购费用的统一申请与报支。
进出口商品文件及手续之申请。
电脑作业与档案管理。
承办保险、公证事宜。文员的工作权限
文员工作中要注意自己的权限范围 ! 除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或事务之外主要要明白以下几点 :
一: 不能代表上司做决策 , 否则就是越权 !
: 不能代表上司发号指令 , 否则会令上司反感 , 这也是一种对领导不尊重的行为 !
: 不能在过做时间处理自己的私人问题 , 这是一个起码的公司规范, 任何公司都是不允许的 !
以上只是几个大概的主要方面 , 作为文员最值得注意的是 " 越位行为" 越位主要表现在几个方面 :
决策越位 :
文员只能 " 谋" 而不能 ' 断' 有的文员混淆了决策和辅助决策的内容 , 擅做主张 , 按照自己的想法去处理重大问题 !, 有可能造成比较严重的失误 ! 即使侥幸没有出什么问题也是不值得提倡的 , 记住了 , 你的领导才是决策者 , 你只能提供参考 !
表态越位 :
表态 : 是表面对一件事情可行的肯定答复 , 但是表态是需要一定的身份的作为文员 , 你必须要在有领导授权的情况下才有发言权 , 否则你的态度只能代表你自己而已 !
工作越位 : 领导和文员都有自己的职责范围 , 该由领导去完成的工作尽量让领导去做 , 作为文员 , 你可