文档介绍：第一部分:询问报价及接单注意事项
一、询价
向船东提供目的港口有的港口会有多个码头则一定要说明)、柜型、货物名称(普通、危险品、冻货、食品、特殊货物等等)以及询问运价所包含的内容(有无含ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS等等)以及船期、航程和是否中转
二、报价
1、了解运价在市场上有无优势以及客人对市场的了解程度)及舱位情况(特别是旺季),报价时首推公司优势航线;运费做PREPAID还是COLLECT(有些船东不接受COLLECT);
2、内陆港口中转费要先落实好后再报价,特别是有些中转港的DTHC或其它费用需由SHIPPER支付的;美国及加拿大港口特别注意货名、货重及报价中有无含DDC/BAF/AMS等等;
3、公司有特价航线及主推航线时,要及时主动打电话给客户通知价格;发E-MAIL或传真报价不要注明船公司名称,只能用电话说明;
4、如客户需要到付运费,要注意我司是否在目的港有代理,报价要含手续费;
5、注意所报运价的构成(全包价还是ORC、BAF、报关、码头、拖车等费用分列开来)以及利润是否符合公司要求等
三、接单、审单、写(业务)单及录电脑
1、客户接受报价后无论使用客户委托单或我司委托单格式,都要注意审核:托运人、起运港、目的港、柜型、柜量、货名、毛重、体积、运价、运输条款、所配船东、提单类型、最后装船期限、客户特殊要求或注意事项等,还有是否有加盖公章或签名,新客户还要留下联系电话;
2、有些特殊港口,如中东港口是否有船证要求,同时亦应询问客户是否要根据信用证初单,信用证有无特殊要求等,如有,要提前传真与船东确认;
3、确认有否舱位,如暴舱要及时告知客户,并给客户其它航线建议;
4、写单:即填写业务联系单,共三联,货主(四字简称)、应收应付金额、预(倒)付、代理使用等。填写业务单要求字迹清楚工整,运价填写准确,运费预/到付清晰;如做到付哪些费用需预付,哪些需到付要清楚;利润是否合乎公司要求;如客户有特殊要求一定注明(并盖上醒目的“特别注意事项”章)提醒操作注意;
5、登本:即把工作号及其它信息登记上大本,分广州出运和深圳出运;如果深圳出运还需写上相应的深圳单号(由深圳总部提供);
6、录入电脑:即录客户托运单,如果是老客户,则一定用回原名,如果是新客户,增加时一定要填写完整资料,如公司名称、电话、传真、联系人、地址、所属部门(或业务员);录完保存后有一工作号自动跳出;如果是深圳出运在参考号一栏加上深圳单号(从大本上获取);
7、交单:即交单给操作部并向其交待客户特别事项,必要时应跟踪操作是否已按特别要求做;
8、录入计费及审核:即在操作完成后(柜子做完,报关也通过,操作部已录完订舱资料,提单类型也基本确定后),操作部将业务单中的第二联与第三联(即红联与蓝联)返回市场部,录入FMS中的计费,这一项一定要准确无误,因为涉及到应收应付对象、金额、币种等,一有差错就会影响到财务部付款;审核即审应付费用的海运费有无变动、船东有无更改、柜量(型)有无增减、操作途中产生的杂项费(查货、换证、植检等)有无向客户收回。
第二部分:操作订舱注意事项
一、订舱
1、接到市场部转来的委托资料及业务联系单后必需先审核业务单与客户委托单要求是否一致,资料是否齐全,订舱前务必仔细阅读客户的委托单,审核货物是否危险品,重