文档介绍:用Excel分析数据
用Excel分析数据
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教学过程:
一、数据的排序
1、关键字概念
排序依据称为“关键字”。
(举例说明关键字的概念,依据“语文”来重新排列“成绩表”中的数据,则“语文”为关键返回到“高级筛选”对话框中。
4)选中“将筛选结果复制到其他位置”选项,然后在下面的“复制到”右边的方框中输入保存区域的第一个单元格地址(如$O$3)
5)按下“确定”按钮,符合条件的数据即该被复制到相应的区域中。
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(2)并列满足多个条件数据的筛选
要求:在“员工基本情况登记表”中,把“职称”为“高级工程师”,“学历”为“大学”的人员都挑选出来。
步骤:
1)先将条件列标题(学历、职称)和条件(大学、高级工程师)输入到某个单元格区域中(两个条件位于不同行中)。
2)然后仿照上面第1步的“高级筛选”操作即可。
具体操作的动画显示过程如下:
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三、分类汇总
对于上例中的数据库清单中,班主任想知道全班学生的最高分/最低分、男生的最高分/最低分、女生的最高分/最低分,Excel提供的分类汇总功能可以在同一份数据清单上满足不同的汇总要求。
分类汇总可以对数据清单的各个字段按分类逐级进行如求和、均值、最大值、最小值等汇总计算,并将计算结果分级显示出来。
在进行分类汇总之前,必须先对数据清单进行排序,使属于同一类的记录集中在一起。如把下图中的数据清单按性别进行排序,使相同性别的记录放在一起。
排序之后,就可以按性别这个类对数据清单进行分类汇总。具体步骤如下:
(1)单击排序后的数据清单中任一单元格;
(2)激活数据菜单;单击分类汇总命令,屏幕显示分类汇总对话框;
(3)在分类字段下拉列表框中指定按什么字段进行分类。
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按什么字段进行排序,就按该字段进行分类汇总;
(4)在汇总方式下拉列表框中选择用何种方式进行汇总,此处选择最大值;
(5)在选定汇总项列表框中指定对哪些字段进行分类汇总,此处选择总分字段;
(6)单击确定按钮,可得到如下图所示汇总结果。
在图中,“+”、“-”称作分级显示符号,这些符号显示在标志的左边,各符号的含义如下:
单击“+”,可显示汇总行或列展开的各级明细数据。
单击“-”可隐藏各级明细数据,只显示汇总行或列。
用户若对分类汇总结果不满意,想回到汇总前的数据清单,可选择数据菜单中的分类汇总命令,在出现的分类汇总对话框中选择全部删除按钮,即可恢复到汇总前的情况。
四、冻结拆分窗口与撤消窗口冻结
1、冻结拆分窗口
使用工作表查看记录时,如果数据库中的记录较多,往往需要使用滚动条来查看各个表格。但在滚动时表格的标题与字段名会随着数据一起移出屏幕外,造成只看到内容,而看不到标题的结果,给用户造成不必要的麻烦。Excel2003提供的冻结拆分窗口的功能,可以将标题和字段拆分在另一个窗口,并冻结这个窗口,以便于用户的操作。如把前例中标题“学生成绩单”和字段拆分成另一窗口,并加以冻结的操作方法如下:
(1) 单击单元格A3,选择其作为窗口的分割点;
(2) 单击窗口菜单中的冻结拆分窗口命令。
这时当向下滚动工作表窗口的滚动条时,上面的标题条和字段就不会移出窗口,如下图所示。
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2、撤消窗口冻结
当不再需要已建立的冻结窗口时,可以将其撤消。撤消的方法是:单击窗口菜单,选择下拉菜单中的撤消冻结窗口命令即可。
五、数据***表
“数据***表”功能能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成,并生成汇总表格,是Excel强大数据处理能力的具体体现。
例:利用Excel数据***表分类求学生成绩平均值。
期末统考结束后,教育局要求全市学生的成绩都汇总在如图1的同一个Excel工作表中,并要求求出各学校、各专业、各学科的平均分。
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全市三个学校、每个学校都有六个专业、每个专业都有五门课、各专业人数不等,总计有1000余人,工作量巨大。但如果采用Excel数据***表来完成的话就简单多了。
步骤:
1、创建数据***表
点击菜单命令“数据→数据***表和数据***图”,打开“数据***表和数据***图向导”对话框。
第一步,如图2所示,选择“Microsoft Excel数据列表或数据库”及下面的“数据***表”