文档介绍：接待工作流程指引
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编号：PLD-IM
版号：A/1
接待工作
流程指引
编写部门： 综合部
批 准 人： 公司总经理
修订记录
生
接待工作流程指引
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编号：PLD-IM
版号：A/1
接待工作
流程指引
编写部门： 综合部
批 准 人： 公司总经理
修订记录
生效日期
状态
审批人
跟进人
联系方式
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编号：PLD-IM
版号：A/1
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编号：PLD-IM
版号：A/1
安排参观现场电子屏幕显示欢迎词及集团宣传片等
会晤安排：
根据来访客人的情况，提前与领导预约时间；
落实会晤时间及会议室
按计划通知参加会晤的领导；
如遇临时调整，应及时告知相关领导和其秘书。
预定安排：
预订车辆、房间及餐饮，落实参观点的安排；
将客人及我司出席领导的详细信息、来访目的一并传阅给接待酒店及参观点对接人；
建立接待工作的微信群，保证接待信息的充分畅通。
用车安排：
在接待车辆较多的情况下要提前对车辆进行编号；
通过钉钉发起“用车申请”流程，综合部按要求安排车辆。
房间安排：
通过钉钉发起“酒店预订申请”流程。
提供来访客人名单及相关信息给综合部提前预定；
饮食安排：
落实用餐人数、用餐地点；
根据来访客人的饮食****惯安排菜单，菜式安排注意口味及荤素搭配，份量适当，不宜过多。
酌情安排酒水等。
接待部门提前制作座位台卡并摆放及用餐摆位图。
通过
住宿安排：根据需要以及客人级别合理安排酒店房间；
用车安排：根据需要以及客人级别合理安排接待车辆，如需集团办行政车队安排车辆，则请线上发起车辆申请流程，行政车队按要求安排车辆。
注意：人数较多的接待可以向顺碧楼巴车队申请大巴车，填写楼巴车队专用申请单，由部门负责人签名传真，提前预约。
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参观安排：给物业公司发工作联系单，安排接待专员介绍讲解参观线路。（推荐的参观路线可参阅《接待工作之参观路线介绍》）
接陪领导：确认接陪领导的名单、联系式。
餐饮安排：确认用餐地点；如果有碧桂园集团主席参与的接待，应将就餐的地点安排在碧桂园接待中心，方便主席行程安排。
会议安排：确认参会人数、人员名单、会议形式及内容；下单预定会议室，确定会议地点；编制会议议程。
安排照相（如需）
行程确认后，将客人及我司出席领导的详细信息传阅给接待酒店及参观点对接人，建立接待工作的微信群，保证接待信息的充分畅通。
拟定接待工作安排
餐饮安排：根据客人的饮食****惯安排菜单，注意口味及荤素搭配，控制预算；根据公司现行的规定使用酒水；提前将用餐摆位图发给酒店，制作座位台卡并摆放。
注：一般情况下，主位是我方最高领导，右手边和左手边分别是客方第一第二领导，接下来是我方第三第四，依次交替安排。如果客方的第一领导职位非常高，可安排客方领导做主位，比如接待马来西亚苏丹，可安排苏丹坐主位，主席坐右手边。
会议安排：准备会议文字资料及电子资料，电子资料需导入投影设备，以便检查调试；对接会议室接待专员，准备会议排位、投影、电脑、麦克风、翻页笔、稿纸及文具笔、饮用水、零食或等。
填写接待安排预订单；准备投影播放欢迎词（代替横幅），以及公司宣传片。根据情况安排摄影摄像及录音。
参观点安排：
酒店或楼盘：及时与酒店大堂副理或接待对接人沟通，告知参观时间、参观项目、参观人员、参观车辆，要求大堂副理反馈参观点联系人及联系方式；
国华纪念中学及IB学校：提前与学校总办联系并写工作联系单，内容包括客人单位、到达时间、参观人数及是否有公司领导陪同，要求学校反馈讲解的老师及联系方式；
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客人指定参观地点：及时了解参观点信息，提前与参观点联系准备门票及路线。
礼物安排：重要人物的接待，可咨询领导意见是否需要准备礼物。
接待实施
出发前检查
提前一天与来访客人的联系人确认接机/车的时间与地点、接送司机的联系方式及车牌号等，并对目的地天气、着衣舒适进行短信提醒；
提前与司机沟通，将接待行程给到司机，确定司机已清楚整个行程路线；
：式场合应着正装，