文档介绍：行政办公综合管理制度行政办公综合管理制度一、办公行为规范 1. 明确工作中的要求,规范自已的行为,创造良好的企业氛围,公司员工应仪表整洁,落落大方,上班期间穿戴整齐干净。 2. 在接待公司内外人员垂询时, 应注视对方,微笑应答,切不可冷淡,甚至冒犯对方,在任何场合用语应规范,和气待人,严禁大声说话。 3. 遇到客人进入工作场所应礼貌相待,上班时间应保证办公室有人接待,接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话要作好接听记录。严禁占用公司电话时间太长,与工作无关系的电话不准接、挂。 4. 工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗, 确保办公环境的安静有序。办公人员应在每天工作时间开始前和工作结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。 5. 办公室专用的设备应指定专人定期清洁,公司公共设施由办公室负责定期的清洁保养工作,发现办公设备损坏或发生故障时,应立即向办公室报修,以便及时解决问题。 6 办公室管理规定 办公室职能· 负责公司的办公秩序及行政事物管理工作,文件的拟、收、 1 发、转、存、档案管理。· 组织会议,负责会议纪要拟稿。·按排值班人员,负责公司的接待工作和公关工作。· 负责公司印鉴、开具对外证明加盖公章。· 各种证照的申办,地方各种关系的处理,合同条款审查等。· 检查公司的一切规章制度是否得到实施。· 行政办公用品的采购管理· 公司大事记 办公室主任职责 负责督促检查行政部门对总经理办公会, 公司办公会决议及总经理的各项决定的贯彻执行; 定期组织收集、分析、综合全公司,行政各方面的情况,主动做好典型经验的调查总结,及时向总经理汇报,请示工作。负责组织总经理主持的工作会议, 安排做好会务工作并做好记录。 负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告,主动为总经理当好参谋。 组织起草公司文件(临时性文件及各类通知) ,做好全公司文件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。 组织做好公司印鉴、介绍信的使用和保管,函电收发及时,编写公司大事记。 负责管理公司的法律业务,证明的申办,协调关系,合同条款 2 审查,法律顾问工作的管理等。 组织做好来客接待工作。 指导做好电话话务与机线维修工作。 根据总经理提出的方针目标要求, 及时编写本部门方针目标并负责实施,确保完成。 负责全公司办公用品、用具标准的制订和管理,并对办公用品用具标准化及各科室的文明办公进行检查和督促。 办公室主任权利 有权向全公司各部门索取和了解必要的资料和情况。 对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况,有权检查督促。 有权督促各部门及时做好文件资料的立卷、归档工作,有权检查公司各部门的保密工作。 有权按总经理的指示办理公司有关法律事务, 协调各部门之间的工作关系。 有权安排调度办公用车的使用。 对各部门以公司名义起草的临时性文件有权审核。 对不符合上级规定或质量不高,效果不显著的文件、资料有权拒绝打印发放。 对要求各部门领导参加的会议有综合平衡或精减压缩权。 根据总经理指示,有权对办公用品进行分配和调整,对办公用品、用具标准化进行检查、督促。 3 办公室主任责任 对得知生产、行政工作出现异常情况,未能及时向总经理反映以造成重大损失的后果负责。 对公司行文发生差错以及收集与整改的资料失实造成严重后果负责。 对机密文件和文书档案管理不严,发生失密,泄密或丢失损坏负责。 对公文函件传递不及时或发生丢失、误传、以致影响工作负责。 对未按总经理指示精神办理, 而造成的有关法律事务的不良后果负责。 对印鉴、介绍信管理不严,使用不当,造成不良后果负责。 对所属服务工作质量差,造成不良影响负责。 对本部门所属岗位发生设备、人力事故负责。 对公司的保密工作负责。 7 档案管理公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案会议记录、决议、决定、委托书、协定合同、方案、通知、通告、软件等具有参考价值的文件材料,都属档案管理的范围。 档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。 公司其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手 4 续, 借阅档案必须爱护, 保持整洁, 严禁涂改, 注意安全和保密, 严禁擅自翻印、抄录、转借