文档介绍：关于建立公司人力资源管理信息系统的建议
为改变目前业务系统的管理方式、提高工作效率,在全司范围内建立统一的人力资源管理规范,支撑日常业务,为领导决策提供支持,建议尽快由股份公司牵头开发人力资源管理信息系统。
一、系统开发的收益
(一)工作效率的提升
(二)工作流程的改善
(三)总部对下属公司业务流程信息的实时监控
(四)领导决策信息的支持
(五)减少全司在人力资源信息化上的整体费用
(六)提高员工满意度
本软件拟设置员工自助功能,员工可以在权限许可范围内修改个人信息、查询薪资发放情况、个人能力的缺陷、需要参加的培训、该岗位考核的指标、考核的最终结果以及组织给予个人的建议等情况。让员工积极地参与到人力资源管理工作中来,形成全员参与人力资源管理的氛围,极大提高员工的满意度。
二、必要性
(一)提高业务人员工作效率。
1、人员管理数量大、层次多,结构复杂。
股份公司全公司人员总数为9000多人,下属公司人数多的两三千人,少的也有四五百人。人员数量大,对总部的管理提出了很高的要求。然而,目前公司人力资源管理的基础工作比较薄弱,人员管理跟不上企业整体发展的需要,下属公司与股份公司缺乏信息上的交流,上下两级不能为企业决策者及时提供具有意义的信息。
2、统计数量大,必须对数据进行有效管理。
现在国家、总公司对局的统计报表大部分将逐步转到股份公司,此外上市后股份公司需要向股民提供大量的统计报表,但是无论报表是否需要调整,我们都需要及时地提供大量数据,所以公司各级单位统计量
将会很大,用人工统计可能很困难。
(二)改善信息流通渠道,对业务信息进行实时管理。
各单位管理层、公司内部各上下级,无论是具体工作,还是做相应决策都需要有及时、准确的信息,没有一种共同的语言、没有一个共通的交流平台,难以想象这些信息怎样才能形成充分的交流。
股份公司管理逐步规范,总部工作人员在日常工作中就需要大量的基层业务信息,然而目前的管理方式很难及时准确获取,难以对基层原始数据进行透明的监控,难以及时分析业务存在的问题和困难,也难以为基层业务提供有价值建议。
目前下属各公司也在开发一些人事管理软件,但在全司层面上进行交流都很困难。局也在考虑进行开发,但经了解,局开发软件的主要目的是建立一个公用的数据库,没有考虑对于基层业务的支撑和信息的统一管理。最近推广的总公司信息平台在人力资源的业务管理和业务信息交流上也起不到支撑的作用。
所以有必要由股份公司牵头建立一个规范化的信息交流平台,能够自动地处理原始数据,为业务人员提供有价值的业务信息。在公司、下属公司、内部业务三层次上加强信息层级内、层级间的网状信息交流,形成业务信息网络化的知识管理方式。
(三)减少管理成本。
1、手工作业的人工成本。
目前,各公司人事业务部门信息化管理水平还不高,相当程度上不能为其它部门提供有价值的业务支持。部分原因是日常业务还局限于手工操作,即使有一些软件,也只涉及单一的业务;人力资源管理的业务间不能整合地工作;原始数据不能有效保留、重复工作量大,工作人员疲于应付,没有时间,也没有精力去考虑进行真正有价值的人力资源管理工作。
2、软件重复开发成本耗费。
各公司因业务开展的需要,都逐渐意识到开发人力资源管理系统的必要
,正在逐步开展人力资源管理信息化工作。但是各公司都是在相同的软件上重复投资,耗费了不少人力物力。
(四)及时、准确地掌握人力资源信息。
1、人力资源分布
目前各公司难以做到对人力资源分布情况的及时了解,特别是大公司难以掌握人员分布信息,甚至存在人员调动失控的情况。
我们需要用图形化的方式综合表达薪酬、产值、利润与员工总数等信息,更为深入地分析企业不同单位、不同区域的生产效率和效益,为企业的领导决策提供更为准确、详尽的信息。此外也需要通过图形化和数字化的分析,为业务人员在不同范围内及时调配人力资源提供有价值的信息。
2、人力资源成本
人们通常认为人力资源部门是一个不产生收益的部门。这需要人力资源部门提供专业的指导和服务,也需要计算出人力资源管理工作消耗的成本和产生的收益,改变这些人的看法。
事实上员工保险、招募成本、培训成本、劳动报酬、离职补偿等多数的人力资源成本只要在日常工作中作好记录和分析,就可以计算。我们需要通过人力资源成本记录和分析,知道每位员工消耗的企业资源,掌握资源是否正确地分配给关键与核心员工,指导人力资源管理部门正确地制定决策和工作。
3、人力资源开发
人力资源开发是一个系统工程,无论是招聘、考核、培训、薪酬等业务工作都必须紧密地结合在一起,才能发挥人力资源管理的综合优势。特别是培训应当具备很强的针对性,必须能够正确地分配企业有限的资源。员工考核后,应当及时提出他的不足,为其提供培训建议,安排适当的培训