文档介绍：维护项目资料、档案管理制度
维护项目部文件编码规定
目的
规定维护项目部各部门、各专业队质量体系文件编码,防止文件的编码重号和错误使用。
适用范围
适用于项目部除公文以外的所有文件的编码
引用文件
ZH2F001-年度号天津蓝巢电力检修有限公司文件编码管理制度(年度号版)
具体规定
根据公司综合管理部确定的单位码为◆◆;
根据分类码的确定原则,项目部综合管理的分类码为1,质量管理的分类码为2,安全和环境管理的分类码为3,生产管理的分类码为4
文类码的确定
1) 为简便,使用六种分类码:
F——规章类如管理文件、制度、办法、规定、规程、规范、标准等重复性应用的文件
Z——作业文件类如针对专门事件、专门产品、专门的过程所制定的文件,与规章类的区别在于是一次性应用的文件,如年度号年培训计划,某某工程施工组织设计,某某工程作业指导书,某某事故的处理决定等;
T——推荐性、参考性文件资料如各种总结、汇报、指南(阐明推荐性的方法回建议的文件)、推荐的外来参考资料等;
Y——重要的日常应用文件如通知、信函、传真等;
B——规范表格、台帐(规定为完成的活动或达到的结果提供的客观证据的文件)如:检查记录表、纠正措施表、文件发放登记表等;
A——其他文件或不区别分类码时采用。
2) 文件在F、Z、T间不好区分时,按F、Z、T顺序采用前者或选用A
序列码以年为周期连续使用,同一单位分类同一文类的序列码,当年不得重号。
年号码取文件发布日的年号四位数。
发布文件的各单位负责对文件编码,并按年建立文件编码登记,以免文件重码/错码。
项目部已发布的有效文件,已有文件编码的可延用原编码,无编码但需要的可按制度编码。
行政公文正文按公文编码办法编码,随文发布的附件,属文件的应按本规定编码。
项目部各部门制度、规定编码如下:
1)综合管理部门编制的相关制度、规定:
◆◆1F(001-999)-年度号
2)质量管理部门编制的制度、规定:
◆◆2F(001-999)-年度号
3)安全和环境管理部门编制的制度、规定
◆◆3F(001-999)-年度号
4)生产管理部门编制的制度、规定:
◆◆4F(001-999)-年度号
项目部各专业作业指导书为(按专业分):
1) ◆◆4Z(001-999)-GL-年度号(锅炉专业)
2) ◆◆4Z(001-999)-QJ-年度号(汽机专业)
3) ◆◆4Z(001-999)-RL-年度号(燃料专业)
4) ◆◆4Z(001-999)-DQ-年度号(电气专业)
5) ◆◆4Z(001-999)-RK-年度号(热控专业)
6) ◆◆4Z(001-999)-GD-年度号(供电专业)
项目部使用的表格为
1) 综合管理部门的表格为
◆◆1B(001-999)-年度号
2) 质量管理部门的表格为
◆◆2B(001-999)-年度号
3) 安全和环境的表格为
◆◆3B(001-999)-年度号
4) 生产管理的表格为
◆◆4B(001-999)-年度号
维护项目部基础技术资料编码规定
为便于查找和管理各专业基础技术资料,并且能与MIS系统链接迅速,实现维护项目系统管理运作模式,结合维护项目部生产管理中产生的部分基础技术资料的类别和对设备基本情况的了解,
做如下规定:
各专业每台设备四大标准的编码原则为:
◆◆---JB--(a-b-c-d) A(B;C;D)
字段4
字段3
字段2
字段1
说明:
字段1---代表◆◆维护项目部
字段2---汽机专业标准
JB-汽机标准 DB-电气标准 RB-热控标准 LB-锅炉标准
RB-燃料标准
字段3---a专业(1汽机专业,2锅炉专业,3燃料专业,4热控专业,5电气专业),b系统(类别),c主设备,d从属设备
字段4---四大标准(A:点检标准 B:给油脂标准C:维修技术标准
D:维修作业标准)
各专业设备档案编码原则:均以专业代字区分(从汽机开始)
◆◆-JSD-(a-b-c-d)(设备) 汽机专业设备档案
◆◆-DSD-(a-b-c-d)(设备) 电气专业设备档案
◆◆-RSD-(a-b-c-d)(设备) 热控专业设备档案
◆◆-LSD-(a-b-c-d)(设备) 锅炉专业设备档案
◆◆-RSD-(a-b-c-d)(设备) 燃料专业设