文档介绍：联想电脑公司
会务手册
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企划办秘书处
目录
一、手册说明 4
二、会议制度及规范 4
三、流程图 7
l 在公司内召开的会议 8
l 在公司外召开的会议 9
四、程序 10
* 会前工作(按顺序) 10
l 议题及参会人员范围的确定 10
l 会议场所的选定: 10
l 会议通知的起草 11
l 申报会议预算 11
l 人员确认 12
l 设备准备 12
l 预定 12
l 车辆安排 13
l 会务通知起草 13
l 议程PPT制作 13
l 食品的采买 14
l 指导服务员工作 14
l 会议场地布置与熟悉 14
* 会中工作(按顺序) 15
l 会议室保障 15
l 汇报人员的保障 15
l 用餐的保障 15
l 娱乐的保障 15
l 住宿的保障 16
* 会后工作(按顺序) 16
l 离会车辆安排 16
l 退房 16
l 设备整理 16
l 结帐 16
l 设备归还 16
l 费用报销 17
l 会务总结 17
五、注意事项 17
附件: 18
l 会议通知草稿 19
l 会务通知草稿 22
l 会议预算草稿 27
l 会务分工明细表 28
l 主要会议场所明细表 29
手册说明
为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程,更好地为总经
理室会议做好服务保障工作,特编写了《联想电脑公司会务手册》供大家参考,《会务手册》内容主要包含组织一次总经理室会议中所应做好的各项工作(会前,会中,会后)及注意事项。
望随时提出修改意见,谢谢!
二、会议制度及规范
为保障会议顺利召开和会议的效果,电脑公司特制定并颁发了会
议制度(试行版),对会议的全程工作做了要求,现将制度附下:
联想电脑公司会议制度(试行)
目的:会议是公司一项重要的工作方式,为了提高会议效率,保证会议效果,规范公司的会议工作,特制定本制度。
适用范围:本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议,部门内部会议不做要求,可做参考。
名词解释:
汇报:使参会人员了解某项工作的状况,并就有关问题进行讨论和决策
通报:使参会人员了解公司某项工作的状况,一般不涉及决策和讨论
研讨:参会人员就某一主题畅所欲言,目的在于碰撞出更多的思路和火花
汇报人:对会议议题的内容进行阐述,并回答参会人员的问题,参与讨论;
主持人:对会议的进程进行整体控制,保证会议目标实现;
参会人员:对会议议程参与讨论和决策
列席人:列席会议,但不参与会议议题的讨论和决策;
与会人员:参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称;
会议通知起草与发送
会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备,一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用,因此在组织会议前应有充分的客户意识,使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息,以便提前准备,保证会议目标的实现;
会议通知应该包括以下几项内容
会议目的:明确说明举行此次会议要达到的效果,
会议时间:应包括会议的开始时间和结束时间
由多个部门参加的会议:上午的会议定为9:10开始,下午的会议定为14:10开始。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议,需由会议组织者在会前通知中明确说明。
为保证会议效率和质量,在议题和内容有限的情况下,会议时间一般应控制在2小时以内。
会议地点:会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;
会议议程:
会议议程的第一项是主持人讲解会议要求
根据会议内容的不同,会议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释)
会议议程应以30分钟为单元,列出本单元的会议内容,如果某项内容多于30分钟,也应该分为多个单元,其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。
每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单;组织会议人员在确定与会人员时,应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会,哪些人可参加可不参加;努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果,也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响他们的正常工作,同时又给相关人员以学习、观摩的机会;
会议注意事项
着装要求:在工作日期间召开的会议需正式着装;在周末或休息日期间召开的会议可以着便装;如有特殊的着装要求需要明确指出;
会议内容保密要求:会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密;如果需要保密,需要采取必要的保密措施。例如:涉及公司商业秘密的会议,参会人员如果委托他人代替参加会议,必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外,一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门