文档介绍：专业秘书培训
plished Secretary
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个人形象管理
Look like a girl Act like a lady
Think like a man Work like a horse
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秘书/助理的工作职掌与权责
项目
内容
1、日常行事计划表管理
预约会面的受理及安排,预定表的制作及分发,预定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整,向上司再次确定,预计计划进行管理,交通工具的选定、订座与购票,旅费及预付款等的收受
2、环境的整理准备
照明及隔音的管理、色彩的调整、空气的调节(换气和温度),上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置的检讨、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理
3、会议及集会的动作
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场(开会场所或宴会场所等)的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、端头、会场结束后的整理、议事记录的制作及分发、集会的准备,运作及事后的处理。
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秘书/助理的工作职掌与权责
项目
内容
4、照顾身边琐事
照顾茶点和吃饭、跑腿(到银行、邮局、百货公司等)、向医院、理发厅预约、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理(包括药品的准备等)、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整,上司外出的准备、汽车的安排(与司机联络及调整)、上司的接送、上司其它事务的代理。
5、会计方面的业务
各种传票的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。
6、紧急情况的处理
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时,对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理,发生紧急情况时,对公司内、外的联络。
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秘书/助理的工作职掌与权责
项目
内容
7、接待工作
面谈、执行访客的安排、上司不在及上司正在工作时的应对、向上司传达、引导访客到上司办公室或会客室,加以招待(茶点、饮食等的准备及端送)接送、、上司办公室及会客室的事后处理,安排送花、送水果等到饭店客户去。
8、交际应酬的业务
电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。
9、文书的制作
婚丧喜庆的信息收集、确认及联络、婚丧喜庆电报的拍发、各种行事的通知及邀请函等回复(参加与否)的制作与寄发,婚丧喜庆的会场的招待工作,代表参加丧礼、答谢及探病礼品的选定、购买、管理、发送。
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秘书/助理的工作职掌与权责
项目
内容
10、信息的搜集加工
文献和资料要点的制作及复印,和上司有关者的名簿及通讯的制作、翻译、口头翻译、信息处理机器(个人计算机等