文档介绍：电子邮件实务28条
收件人:多个收件人可以考虑遵循一定规则排列,部门、职位、字母等
主题:一定不要空白、尽可能提高主题信息含量——5W1H、版本等。
——包含关键、明确信息(例如“销售会议的时间改为周五下午 3 点、今天下午 4 点之前要给出评论”),不要什么“王先生收”之类的
——注意归档和复查(例如“李大明的《全球企业》报告,2011-9-24 22:20:38”)
——不要一直RE、RE,编个号
每封电子邮件只讲一个主题
将每封电子邮件都视为一个单一的信息包,用于提出问题、表达您的意见、通报新闻等等。为实现一致性,每封电子邮件只传达一个信息。
两大优点:【1】收件人能更轻松地理解和回复单个信息。【2】收件人将该信息转发给其他人时不用带上其他信息。
不熟者不称英文名、尊者不称英文名、不称呼全名、不要自来熟、随便套瓷
开头结尾有问候语、“礼多人不怪”
正文篇幅长短控制
——不拉滚动条即可一目了然
——内容多就用附件
——附件文件应按有意义的名字命名
——正文中应对附件内容做简要说明
——如非必要,附件尽可能用文本格式
——编号列表
——图表
——分段,突出层次
内容一次说清楚,尽可能不要“补充”或“更正”
控制强调与突出次数
很多收件人通常会匆匆浏览电子邮件,适当使用粗体斜体、颜色字体、加大字号等强调
注意提示不要过滥,不宜超过5处,最好1-3处
发前仔细检查表述、用词、错别字等、打开拼写检查功能
根据收件人熟悉程度、等级关系、对内对外、事情性质,选择恰当语气
收件人、发件人姓名必备
签名档——最好是个人对外基本信息、不要过于外露张扬或者个人偏好
尽快回复高优先级Email,无法立即解决,给对方一个大致时间估计,设定时间提醒
出差或休假设定自动回复功能,具体如“本人出差,9月29日返回”
回复邮件附在后面
一般情况