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在接待过程中，要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连。细节决定成败，接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况能力的训练，提高处理突发事件、意外情况的水平，以便将各类有损作企业形象的问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。
筹备与接待人员要有明确的职责分工，（1）要设定一个负责人；（2）要有人专门负责日程安排及与各部门协调；（3）要有人专门负责联系场地、布置会场；（4）有人专门负责餐饮及外地赶来参会人员的住宿、旅行安排；（5）要有人专门负责设计游戏与其他活动；(6)要有专人负责会议现场的接待事宜，等等。
③、参加人员
制定接待程序，落实各项细节：
在确定了参加人员名单后，要明确参加人员中，谁坐主席台；谁是会议的主持人；谁要在会议过程中发言或演讲；谁是嘉宾；谁是参与讨论的人；谁要表演、比赛，等等，要针对不同参会人员的需求，给予不同的事先准备和制定接待计划。
1、根据来宾的基本情况制定合理、舒适、安全的接待计划，做到让客人高兴而来，满意而归。
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2、根据来宾级别确定接待规格和接待方式。
3、详细了解酒店及酒店设施，包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知领导，提供分析及使用建议，以便领导选择酒店。
4、客人抵达前，必须在醒目处悬挂好欢迎词。
5、做好接待前的准备工作，根据来宾身份预定房间，会客室（会议室），确定接待人员，相关资料、接待车辆、水果、鲜花、烟酒、茶水、礼品等。
6、提前召开有关部门协调会，明确任务分工，落实到人（会议记录、照相、摄像）
7、领导审批接待计划，申请接待费用。
四、安排食宿
1、提前办理好住房手续（房间号应尽量避免带4或其他不吉利的数字），将房卡拿到，以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。
2、熟知房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员房间）。客人用房： 各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层房间号），工作人员用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。
3、房间布置：客人抵达前必须保证房间清洁卫生，同时检查房间内设施是否能正常使用，按照要求为房间配水果 ( 需每天更换 )。
4、根据来宾职务、性别、习惯、年龄安排房间。贵宾客人有专人引领至房间。安排房间的原则：根据不同层次安排不同规格的房间。
5、根据来宾的生活习惯、饮食爱好、民族特点，结合本地饮食特色定餐。要求餐厅整洁、环境舒适、干净卫生、食品物美价廉。
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6、根据接待的不同档次菜品、酒水可请客人点或预先点好。所用餐具必须要求做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。
7、宴请时根据需要安排打印席卡。
8、逐一落实各项细节。
五、接待车辆
1、接待用车：保证车辆必须是干净、整洁。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富、服务态度好，有一定的接待经验和礼仪知识。
2、用车接客时，应主动打开（右侧）车门，以手示意请客人上车（小车后排右侧为主，后排左侧为次，司机右侧由随从人员乘坐）下车时，接待人应先下车由车后绕过为客人开门，有随同人员时，由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰撞。
3、根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安