会议管理系统及督查督办系统设计方案[42页].docx

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会议室预定
对于无需跨部门组织的会议，如接待外单位来访人员，或者部门内部会议，可以直接在会议室预定中选择会议室。
选择会议室前可以查看会议室可用情况，会议室预定后参加会议人员可收到提醒。
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最新精品资料整理推荐，更新于二〇二一年四月十七日2021年4月17日星期六18:53:03
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会议室使用冲突管理
会议室被占用后，系统将自动提醒此会议室被占用时间，供会议室申请人查看。
议题库管理
议题库管理是指办会人员将需要提交到会议上讨论的议题加入到会议议题库中，通过增加、删除、修改以及查询等操作来管理议题。
如果单位收发文流转到领导审批环节的时候，领导批示意见为：同意安排上会议审议，则当公文流转到两办收发文人员处理的时候，由两办办文人员加入到议题库中，议题入库后公文可以继续办理。
议题登记：议题的登记分为自动登记和手工登记两种形式。
自动登记指当公文流转到两办收发文人员处理的时候，表单上方会出现“加入议题库”按钮，此时两办办文人员点击此按钮，该份公文的相关信息会自动加入到议题库中，议题名称就是表单标题，表单和正文以及附件作为议题的相关材料，如下图所示：
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点击表单上方的“加入议题库”按钮，系统提示“操作成功”，即可将该议题纳入到会议议题库中。点击“电子会议”导航栏，进入“议题库”子栏目，可以看见相关的议题已经被添加进议题库中，如下图所示：
此页面只有两办相关人员才能看见，用户可以在此页面对议题进行新增、修改、删除以及查询等操作。
新增议题：就是议题的手工登记方式。点击“新增议题”按钮，弹出如下图所示的页面：
用户填写相关信息并添加附件后，点击“确定”即可将议题添加成功。
议题材料上报
议题纳入议题库后，办会人员要求拟上会的议题的汇报部门补充相关材料，按照规定材料分为四种：议题情况说明、议题摘要表、征求意见情况表、资金测算表。其中议题情
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况说明、议题摘要表必须填写。
当某个议题被纳入到议题库中后，议题状态为“待补充材料”，督查科办会人员选择需要补充材料的议题，点击“补充材料”按钮，该议题汇报部门的收发文人员系统中“单位议题库”中就会出现该议题，并且标题前面显示红色“new”标示，同时系统也会自动发出短信通知收发文人员，有议题需要补充材料。收发文人员点击议题标题，弹出如下图所示页面：
单位收发文人员补充相关材料后，点击确定，督查科办会人员议题库中议题状态变为“待审批”，表示材料已