文档介绍：XX医药:信息管理系统重在管理
企业信息管理的实质就是企业管理的信息化,是企业将融合先进管理思想的信息技术进一步应用于管理,从而提高企业管理的效率和效益。所以,实施信息管理系统重点考虑的问题是管理问题。这种思想一直贯穿在XX医药公司信息管理系统的设计与实施过程中。
实施信息管理系统的目的不仅仅是为了建立一个信息系统,而是要引入一种先进的管理,或者说最终目的是为了实现一种先进的管理。
A、信息化建设初期,选择具有先进管理模式的信息管理系统。
XX医药公司是一个已有五十多年经营历史的老企业,经营范围包括中西药品、医疗器械、玻璃仪器、化学试剂四大类商品。经营规模达到年销售5亿元以上,是XX医药商业的“龙头”企业,也是首批通过国家GSP(医药商品质量管理规范)认证企业。随着公司经营规模的不断扩大,经营方式的多样性,企业的管理也越来越复杂。面对不断蓬勃壮大发展的业务,公司领导意识到企业在管理上必须跃上一个更新的台阶。实现统购分销、统一物流管理,建立企业整体现代化管理系统已成为当务之急。公司1997年便使用了小型数据库下的局部计算机管理系统,该系统在开展业务合作、实现局部数据共享、有效化库存管理等方面为企业带来了可见的绩效,为实现企业的规范化管理打下了坚实的基础,积累了信息化管理的理论准备和实践经验。但该软件系统构建的相对固定性和企业的发展壮大、组织机构的调整变化、业务开展的延伸之间的矛盾日趋激烈,数据库技术及开发工具的不断升级、系统的构建已经越来越不能适应公司目前和未来的各种管理需求。
公司领导在企业加速发展的阶段对公司全面信息化给予了极大重视。准备将公司各职能机构的信息系统进行统一,使信息共享,消灭信息孤岛,加强管理、提高效率、增加效益。并且通过实施计算机管理系统的过程,能够逐步提高企业整体经营管理的水平;提高企业整体计算机应用的水平;提高计算机部门技术实力。
在公司领导准备对公司实施全面信息化建设的初期,就已经有了引进先进管理的构思。顺着这个思路,信息部门从众多软件公司中挑选出几家经验丰富、技术领先的公司。再经过数次考察和调研,包括了解软件公司实力、考察用户使用情况等,最终确定了其中一家作为合作伙伴。主要原因也是看中该公司的信息管理系统在管理上具有一定的先进性,符合公司领导引进先进管理的要求。
医药公司以往对信息系统的改进都是通过领导下达指令,信息部来完成对计算机程序的修改,缺乏各种相应的报告、文档、手册甚至流程图等重要文件,企业信息化管理相对落后。而此次信息系统的建立,双方首先共同成立了项目组,按照项目管理的程序来完成整个信息系统的构建。从引进先进管理的角度来讲,公司的信息管理部门已经先行一步。
B、在信息管理系统设计中,引入先进的管理
在信息管理系统的设计阶段,项目组对客户需求进行了调研。通过与公司领导的沟通,对系统在管理层面上的需求有更加深刻的了解。从公司整体管理的角度上来讲,系统需要支持以下几方面:
⑴、采购统一管理
⑵、销售统一管理
⑶、仓储统一管理
多年来,XX医药公司所下属的各个分公司都各自拥有采购、仓储以及销售等部门,不仅在人员机构上重复设置,资源上浪费严重,经营中也经常由于内部之间的竞争而给公司带来损失。统一购进管理后,由于药品采购集中,采购量相对增大,对压低供货单位的供货价格以及控制回款周期都有影响;统一销售管理后,对销售价格、销售毛利、客户资信等方面都可以进行严格有效的控制,避免了以往分公司之间的内部竞争;统一仓储管理后,公司对所有分公司的仓库管理员和库房进行统一管理,合理有效地利用资源,避免了浪费,也大大提高了公司整体仓储配送能力。
完成了客户需求调研以及客户需求分析报告确认后,项目小组结合公司目前实际情况和同行业单位先进管理经验,制定了信息管理系统项目的目标分析,对项目的目标进行了细化,内容有:
资料管理:使公司内部各个分公司之间的编码统一。
编码统一是公司统一购进、仓储、销售管理的前提。以往分公司每家都有自己的一套完整的编码,公司无法对整体进行查询统计。所以从公司管理的角度来讲,统一编码是一切管理的基础工作。(在统一编码的过程中,各个分公司由于对信息系统了解程度不一,都以各自为中心来考虑,使得编码长度一直增加,最后甚至达到14位。项目小组从方便管理的角度出发,参考同行业单位经验,提出了一套统一编码的方案。这个方案很好地解决了编码问题,为信息系统打下一个良好的基础。)
合同管理:加强合同管理,使经营规范化。
合同管理在以前是被视为累赘的一种管理制度。由于各分公司对于合同管理重视不够,同时原来的合同管理本身制定不够完善,所以一直没有真正实施过。这次作为一个项目目标被完整地提出来。
采购管理:建立物流整体采购配送的信息平台。
批发销售管理:实现信息网络化管理,实现业务系统