文档介绍：文件服务器管理规范
一、文档管理内容：
1、存储方式：
按照项目名称建立大的目录：
例如：10年春季/10年秋季等等。
每个目录下根据文档的用途再建立子目录：
例如：\原料、辅料、配件、饰品。
子目录内根据具体业务情况，采用用文件服务器管理规范
一、文档管理内容：
1、存储方式：
按照项目名称建立大的目录：
例如：10年春季/10年秋季等等。
每个目录下根据文档的用途再建立子目录：
例如：\原料、辅料、配件、饰品。
子目录内根据具体业务情况，采用用途＋日期的方式，分别备份：
例如：\10年秋季\西装\面料\；这样做可以多保留不同的设计版本，以便后期总结经验教训。
针对子目录内特殊的文件，有时可以根据文档产生的部门或者归属，定义设立不同的专用管理员帐号，分头各自维护：
例如：软件需求调研、仓库物流量调研和数据分析、计划部运作流程方案。
照片、影像、动画文件因为文件通常比较庞大，设立专门的目录进行分类存放：
建议将比较大的图像或者电影文件，由管理员进行无损压缩，以便节约更多的空间，等项目结束后，一起刻盘存档。
2、存档文件分类：（以下举例，实际可以变更）
代理商合同范本：
项目招标、设计阶段的，包括提案书在内的相关文（不包括合同），如果存在不同设计方案或者多个不同版本，建议分别使用不同的文件夹分别存放。
软件基本规格书：
软件系统相关的：计算机配置、网络配置和结构、软件功能模块、计算机相关流程等等。同样建议使用专门目录，分别存放。设计部门等也可以照此设定。
开店计划书等：
开店等工作是多个部门联合作业的，相互之间配合的进度、要求等说明文档和相关资料等等。
公司业务和网络通讯等：
门店、总公司等计算机之间的通讯规格书、网络拓扑架构等资料。
仓库整体布局图：
包括：货架、自动设备、建筑、计算机等的设计资料。
门店布置和装修图纸等：
包括：组件图、网络布线图、电气图纸、货架图等等。
电器图纸：
公司、门店等等的电器原理图、控制柜外观图、计算机网络布置图、自动设备电源图、计算机电源图等等。
使用说明书：
软件系统说明等等。
二、管理方式：
新资料加入：
各个部门分别整理各自部门的文档，分别存放到各自相应的目录中去；对于不同阶段的文档需要有区分的分别存放到不同目录中去。
资料更新：
各个部门的责任人，分别负责汇总、更新自己部门电子文档，原则上不允许相互交错进行跨部门的文档备份、恢复、修改等操作。
3、资料取用：
电子版的所有文档，除非工作需要，原则上不允许跨部门传播，更不允许外借或者向客货甚至第三方外散播，否则一旦发生纠分，则公司将追究相应的法律责任，公司保留追究相应的损失赔偿的权利。
三、安全和用户帐号管理：
服务器管理员：
首先，负责服务器本身的安装、维护，保证系统正常运行；
其次，负责建立各个文档目录，负责整体数据备份和恢复；
最后，负责整个服务器的用户管理员帐号的设立和安全，其他用户由各级管理员根据工作需要，灵活增加和取消；
其他人员不经授权，不得随意向服务器上安装和拷贝软件和文件，更不允许随意修改、删除文件。
文档资料管理员：
服务器管理员，根据公司要求，仅仅设立2～3名文档管理员，分别负责不同部门的文档管理工作。