文档介绍：发文管理办法
第一章总则
为规范和严肃公司发文工作,提高发文效率、保证发文质量,保证文书的安全、及时传递,特制定本管理办法。
公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。
第二章行文规则
公文的种类
公文类别主要有:通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。
公文格式
公文格式一般包括:标题、主送部门(领导)、正文、附件、发文单位(单位公章)、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。
标题:公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
主送部门:指公文主要送达的单位(领导)或部门,凡是向上级报送均为主送部门;一般只写一个主送部门,不得多头主送。如需要,同时报送另一上级,可以用抄报的形式。
正式公文的主体:文字简明扼要、条理清楚、实事求是。
发文单位:写在公文下面偏右,要写全称,如以领导个人名义行文,应冠以职务身份。
发文日期:公文必须注明发文日期,以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开,要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。
抄报、抄送单位:属上级的列入抄报,平行或下级列入抄送。
文件版头:正式公文一般都有版头,版头以红色大写印上“广西创新港湾工程有限公司文件”,下面加一道红线,通常称为红头文件。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。
公文编号:一般包括编字、年号、顺序号。
机密等级:机密公文应当根据机密程度划分等级,分别注明“绝密”,“机密”,“秘密”,“普通”字样。
附件:公文如有附件,应当在正文之后,发文部门之前注明附件名称和件数。
其它:公文排版要求详见附件。
行文要求
行文须严格区分公文类别,并严格按相应格式书写、排版;
明确发文权限。属于全面的,重要的方针政策性问题,以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题,以有关部门名义行文。
公文由主办部门经办人拟稿,经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的,经办单位负责组织相关部门会签后,再上交办公室。
关于公司的公文编字
为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅,将公司公文编字明确为:
发文部门或人员
编字
说明
董事长
桂新董字
1、发文由办公室统一编号;
2、发文字号3号仿宋体;序号为3位;年份用六角括号“〔〕”如“桂新办字〔2002〕第001号”;
总经理班子
桂新总字
经营部
桂新经字
办公室
桂新办字
人力资源部
桂新人字
财务部
桂新财字
生产中心
桂新生字
总工室
桂新工字
供应部
桂新供字
第三章发文程序及要求
发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。
(一)公文的草拟、打印、校对。
经办人负责公文的起草(包括录入、排版)。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸(见附表三),起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确,时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等,不得用简称。
起草公文后,到办公室统一打印、输出。办公室秘书负责核对公文符合公文格式后加盖“拟文专用章”。
公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。
(二)公文审核。
文件起草后,由经办部门经