文档介绍：e-Document: 知识文档管理
e-Document,创建知识积累、共享、利用和创新的平台。
问题的提出
作为公司最大财富的知识,没有得到积累、共享和利用,并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息:打电话,找文件,等待他人帮助,接收电子邮件和备忘录。但是,这种信息获取方式取决于个人能力,以及他人是否愿意提供。总之,获取信息的效率太低。现在,很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问――但信息仍然需要被复制,企业仍然需要维护不同的数据库。
解决方案
e-Document的解决方案:搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。
人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上,而非最基础的收集信息上;
市场信息、管理经验、专业技能,无论是成文的信息、还是脑海里的构思,皆可发布、分类和归集;
强大的搜索、个性化的分发,随时随地可迅速获得需要的信息和知识;
一人对一人的交流,或多人对多人的沟通,充分运用群体智慧,知识在分享中得到更新。
模块架构
各种来源,各种格式的知识文档,都可以上传或下载,并通过一定的流程发布到公司知识库;知识文档分类存放后,员工可根据文档、目录的权限,以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息,同时系统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户:包括内部门户、外部门户(外部网站,客户门户,分销商门户和供应商门户),这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。
模块综述
e-Document提供了全面的知识文档管理的框架,对知识进行完全规范化的组织,并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档;
e-Document可以管理内部和外部网站,并针对不同的目标用户制订不同的网站内容,通过与信息门户的结合,用户获得完全个性化的界面和内容服务;
e-Document维护动态的知识库,用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验,同时,也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充,还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利用;
e-Document严格的安全限制和完备的日志功能,保证文档的读取和操作的安全性;
e-Document与其他模块的协同工作,完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。
功能简介
基础功能
规范的知识文档管理
e-Document采用中央数据库,所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上,并以统一的用户界面提供给用户。
统一的文档数据库,方便进行管理
根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构
为目录设定相应的管理权限,具有权限的人可以对目录进行编辑等操作
对目录的属性进行定义,包括发布、回复、共享、创建、审批、移动等操作权限,以及附件、模板、信息链接等属性,发布在此目录下文档自动获得此属性
定义各种模板,包括文档模板、邮件模板、新闻页模板、用户显示界面等
各种结构化和非结构化的文档的管理,例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有序的管理
可设定文档的查看、编辑、发布等操作权限
可设定文档的下载、复制、打印等操作权限
对文档进行移动、复制等操作,使得文档的排布更为合理
可以对文档的关键字进行自由的升序或者降序的排列
统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析
(文档目录)