文档介绍：附件1 会议管理制度
第一章总则
为及时研讨处理天一创投在日常经营中存在的问题,明确工作的方向、提高工作效率、协调各部门之间的工作、保证企业决策贯彻到位,特制定本制度。
本规定适用于天一创投各种类型的会议。
会议召开应本着精简有序、高效、注重效果的原则进行,避免开冗会。
将来若有上市子公司,上市下属子公司的会议管理,除公司章程另有规定之外,同样遵照本制度。
第二章会议召集与通知
会议按不同级别和性质采用不同的召集办法:
(一)集团董事长召集的会议按相关公司章程的规定召集。会议由董事出席、监事列席,其他人员可根据会议议程由董事长指定出席或列席。会议一般由董事长主持,也可由董事长委托其他董事主持。会议由综合运营中心负责组织落实会议通知、准备和记录;
(二)集团总裁办公会议由总裁决定召集或副总裁提议召集。集团公司总裁、副总裁、职能中心总监出席,其他人员可根据会议议程由总裁指定出席或列席。会议一般由总裁主持,也可由总裁委托副总裁或某职能中心总监主持。会议由综合运营中心负责会议通知、准备和记录。子集团层面的总经理办公会议按照同样的模式执行;
(三)集团职能中心或子集团职能部门内部工作会议由本职能中心总监/部门经理召集并确定出席及列席人选,中心总监/部门经理指定内部专人负责会议通知、准备和记录。
会议通知的内容包括:会议的名称,议题,时间,地点,参加人(出席/列席),需准备资料以及通知方法和途径。重要会议应以书面通知的方法传达。
会议应于会议通知约定的时间召开,如议题改变、改期或取消,会议有关人员需提前通知,并根据本制度重新通知和布置。
第三章会前准备
会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、有准备的发言、对会议进程的预测和对策。
会议召集者就议题准备充分的资料和信息,拟就议题进行顺序及时间分配,确定好主持人及会议记录人。
与会人员接到通知后认真就会议议题准备好言简意赅的发言稿或发言提纲。
会议场所提前布置,保持整洁,所需仪器设备提前到位并调试正常。
会场布置、会议材料、用品准备和会后处置由指定的会务人员负责,大型会议的准备和布置可经相关领导同意组成会议筹备小组,并确定小组负责人。各种会议通知前会务人员应先与集团综合运营中心/子集团综合事务部联系会议准备事项,几个会议同时进行的,集团综合运营中心/子集团综合事务部应根据轻重缓急妥善安排,以免冲突。
第四章会议议程
主持人事先安排好与会人员座次。
会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布,与会人员应严格遵守。
会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行,确保会议总时间不变。
会议主持人要及时做出结论,及时制止干扰会议的任何情况,适时宣布散会。
第五章会议纪要
会议记录员要在会议进行期间认真记录,对会议进行全程或提纲式记录,对结论性发言做重点记录。
会议记录员须用专门的会议记录薄,会议的议题、决定、决议等重要内容,记录必须准确全面。
会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录,形成会议纪要,交由主持人签发。
会议纪要由记录员送达抄送人员,转发到各与会部门/人员。需由与会人员在会议纪要上签名的,记录员须及时督促签署。
会议纪要应编号、及时、规范,按分级管理要求分发、存档、上报(也可通过电子邮件传递)。
第六章会议考勤
与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会,应提前向会议召集人亲自以书面请假方可,紧急情况事先可以口头请假,事后必须补办请假手续。
与会人员不得中途退席,特殊情况经主持人同意方可离席。
第七章会场秩序与礼仪
与会人员应提前到会,不得喧哗,不得来回走动。
迟到、中途离席者应轻声入、出席,尽量不干扰会议进行。
与会人员应坐姿(站姿)端正,禁止吸烟,禁止交头接耳开小会。
会议期间与会人员须将手机关闭或调至振动状态,不会客(特殊客人除外),认真听取会议内容并做好记录。会议后,需由与会人员在会议记录上签名的,应及时签署。
与会人员应保持会场整洁,不准随地吐痰,扔纸屑,会议结束后将座椅整理好。
与会者到会必须有准备,均应保持良好的会风,注意言谈举止,发言力求言简意赅。
与会人员不可无故打断他人的发言,不可对发言者吹毛求疵。
第八章保密事项
会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。
与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。
涉及到秘密事项的会议纪要记录员应在保密地方整理,并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。
第九章违纪处理
无故迟到早退每项罚款10元,无故缺席罚款50元,由会议召集人下罚款通知单,违纪者24小时内到集团财务管理中心或子集团财务管理部交罚金,违者双倍从当事人工资中扣除。
违反三十一、三十二、三十三条按公司保密制度有关处理执行。
第十章