电子邮件礼仪.ppt

文档介绍：电子邮件礼仪
假如你是初用邮箱新人。。。
回复？全部回复？
抄送？密送？
请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书〞的是谁？
答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)
EMC公司是全球最大的网，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的表达；
6、合理提示重要信息；
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；
8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。
？这样处理客户邮件恰当吗
1、如今忙，抽时间集中回复
2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说
3、出差或休假中，不能回复邮件
4、同一问题，反复回复邮件
？这样处理邮件恰当吗
回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式，
及时准确是要实现的目的。
及时
回复
邮件
(1) 收到重要邮件后， 应即刻回复对方，因为这是对别人的尊重；
(2) 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；　
(3) 对每一份邮件都进展立即处理是很占用时间的，对 于一些优先
级低的邮件可集中在一特定时间处理， 但一般不要超过24小时；
(4) 假如事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复
说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等〞；

重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。假如你正在出差或休假，应设定自动回复功能。
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到
回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太僵硬
了，应该进展必要的阐述，让对方一次性理解，避
免再反复交流，浪费资源。
回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的〞、
“对〞、“谢谢〞、“道〞等字眼，这是非常不礼貌的。
3、签名字体规格
进展针对性回复
不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
假如收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用 沟通等其他方式进展交流后再做判断。　
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
4、不要就同一问题屡次回复讨论，不要盖高楼
要区分单个回复和全部回复
(1)假如只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
(2)假如你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复〞，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；
(3)假如你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
★ 点击“回复全部〞前，请三思而后行！
为防止无谓的回复，浪费资源，可在文
中指定部分收件人给出回复，或在文末添
上以下语句：“全部办妥〞、“无需行动〞、
“仅供参考，无需回复〞。
主动控制邮件的来往
邮件主题
称呼与问候
正文
附件
结尾签名
正确使用发送、抄送与密送
回复技巧
你的邮箱是这个样子的吗？
初始状态
假设干日月年后。。
(1836)
邮件文件夹分类
1、单击“其他4个文件夹〞下拉框
--以163邮箱为例
2、单击下拉框中的“新建文件夹〞
3、对话框中输入文件夹名称
九 鼎
技巧：收件箱手动清空
太好了，没有邮件需要处理
你清空的不是收件箱，是你身上的猴子
你清空的不是收件箱，是解放你的大脑
将看过的邮件存档到对应的文件夹
将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理〞文件夹
通讯录的管理
--添加联络人
1、单击“通讯录〞
2、单击“新建联络人〞
3、填写相关资料，单击“保存〞
通讯簿的管理
--联络人分组
九 鼎
1、单击“通讯录〞
2、单击“新建联络组〞
3、填写相关资料，单击“保存〞
设置姓名
--自己的姓名
3、填写姓名
2、选中“邮箱设置〞，单击“个人资料〞
1、单击“设置〞
设置姓名
--发信人的姓名
1、单击“设置〞
2、