文档介绍:办公室工作流程(颐康医院)
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办公室工作流程
彰武颐康医院
2016年1月
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参加会议
贯彻落实
流程结束
归档
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流程7:办公用品、固定资产采购、入库、领用流程
处室
办公室主任
董事长
领用
流程结束
流程起始
根据需求提出计划划提出
审核
大宗物品
物资采购
验收入库、登记并建立台账
审批
第二部分 办公室管理制度
一、收文、发文管理制度
收文
(1)登记。收文后,根据来文单位(上级来文、平级来文、下级来文)及时录入来文登记簿;
(2)办理。来文登记后,视缓、急情况,及时填写文件处理标签报送相关领导阅批;
(3)归档。文件办理完毕,及时归档,定期或按医院规定将已归档文件再次分类整理,交由医院档案室集中管理。
发文
(1)提出申请。各部门根据需要提出发文申请,由部门负责人草拟文件内容(草拟内容需用水笔书写,以便长期保存);
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(2)文件审核。各部门草拟文件必须交办公室统一审核;
(3)领导审批。所有医院发文必须由医院领导审批后,方可印制;
(4)文件发布。医院文件领导审批后,由办公室校对,用印,然后正式发布;
(5)文稿归档。所有医院发文文稿统一由办公室整理归档。
二、会议筹备制度
1、会议组织
(1)每年召开一次总结表彰大会;
(2)每半年至少召开一次中层以上管理人员会议;
(3)每季度召开一次办公会;
(4)每月召开一次部门沟通会议;
(5)每周各部门召开一次周例会。
2、会前准备:(根据会议的规模大小、重要程度安排)
(1)安排会议议题;
(2)确定会议筹备方案;
(3)办理会议报批手续;
(4)印发会议通知;
(5)准备会议文件材料;
(6)会场的卫生、照明、通风、音响、桌椅排列;
(7)安排座次编组和邀请嘉宾;
(8)重要会议的新闻发布。
3、会中、会后安排:
(1)会议签到;
(2)导入会场;
(3)安排发言;
(4)会议记录(录音);
(5)会场秩序和后勤服务;
(6)参会人员离会;
(7)清理会场;
(8)会议文件的整理;
(9)会议新闻的报道;
(10)会议纪要的印发;
(11)会议精神的贯彻;
(12)会议决定事项的督办。
4、精简会议:
办公室应当从实际出发严格控制会议的规模、会期,力戒形式主义,开会不得攀规格、讲排场,要严格控制会议成本,努力提高会议质量。
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三、办公用品管理制度
1、采购、印制
(1)提前三天书面申请。部门负责人审核,报董事长批准,交由办公室统一采购或印制。(特殊情况可委托办理)。
(2)各部门在申报时,需认真填写计划单,计算好月使用量,一般采购或印制数量以半年使用数为上限。
(3)申请印制,应设计好规格、件数,并提出初步印制价格。
(4)各部门验收时,要先查明物品规格、件数、价格是否相符,确认后在交货单上签字。
(5)办公室在审核发票时,认真查对交货单,确认无误后签字,报董事长批准后付款。
(6)低值易耗办公用品,各部门应本着不铺张不浪费的原则,从严从细控制使用。
(7)高值办公耗材(如电脑、传真机)在使用中,应注意日常的维护与保养;确需维修时,报请董事长同意后,办公室通知具办。
2、文印、传真
(1)文印、传真用纸一律由办公室统一采购,各部门登记领用。
(2)除有特殊要求外,各种文字材料用纸统一使用A4纸,标题用华文中宋体,二号字,正文用仿宋体,三号字。
(3)要求能够手工书写的材料尽量手工书写。
(4)工作之外,需要打、复印的,一律收费(办公室代收);不允许私自打、复印或发传真,一经查实,将给予当事人10元——50元/次罚款。
收费标准:打印:
复印:
传真:(发) (收)
四、印章管理制度
1、印章刊刻与启用
(1)医院行政章、合同专用章、财务专用章、