文档介绍：[部门助理人员培训提纲]
岗位规范
职能部门职能简介
常见事务的办理流程
相关技能培训
(沟通协调、信息处理等)
助理人员的岗位规范
岗位特征、角色认知
岗位任职要求
岗位主要职责规范
岗位禁忌
岗位特征、角色认知
繁——要求心态饱持耐心
杂——要求业务了解全面
多——要求细心而无遗漏
乱——要求知缓急能条理
——信息管理专家
——领导的好助手
——部门的好管家
——员工的好后勤
——公司部门业务管理流程的维护者和最常接触者
岗位任职要求
(一)品行端正,为人正派;
(二)严守工作纪律,保守公司机密;
(三)具有高度的责任心和良好的敬业精神;
(四)具有较强的口头和文字表达能力;
(五)熟练运用计算机办公软件。
岗位主要职责规范
基本岗位描述:
(一)起草各种文件;
(二)签收、登记、分发、印制和传递各种文件;
(三)负责各种文件的立卷和归档;
(四)分管领导主持会议时担任记录;
(五)为领导安排工作日程,包括会客、用餐、出差等具体事务;
(六)为领导工作提供方便,主动收集各方面信息资料;
(七)保持领导办公环境的整洁;
(八)完成领导交办的其他工作。
工作要求:
(一)妥善处理文件
1、根据领导的指示及时完成文稿的草拟、打印、校对、签发工作;
2、根据文件的性质及时完成来文的签收、登记、分发、承办、催办、查办工作;
3、根据公司的有关规定及时完成来文和发文的立卷、归档和销毁工作。
(二)保守公司机密
1、各级文秘人员必须树立极强的保密意识,对于工作中接触到的各种信息绝不对外传播;
2、秘密文件不得擅自翻印、复制,传送涉密文件必须亲自操作;
3、文件和工作记录本必须妥善保管,如遇丢失或被盗必须上报;
4、文秘人员所使用的计算机和通讯设备必须设置密码。
(三)全面收集资料
1、收集整理公司各级领导的联系方式资料;
2、收集整理领导工作范围所涉及的政府部门、重要客户和重要社会关系人员的联系方式资料;
3、收集汇总领导工作范围所涉及的公司管理的各项规章制度文件;
4、为妥善安排领导接待客人、出差等需要,收集汇总有关宾馆、饭店、旅行社等方面资料。
(四)保持良好的礼仪形象
1、文秘人员在工作场合必须穿着职业装,行为举止端庄,不得化浓装;
2、接听电话礼貌得体,根据来电的性质判断是否接入领导办公室。领导不在时,不轻易将领导行踪告知不了解的人,重要事务及时通知领导;
3、客人来访时应热情接待迎送。
岗位主要职责规范
岗位禁忌
原则性不强;
责任心不强;
保密性不强;
不熟悉公司、部门内部管理流程;
不注意个人举止形象;
不能合理规划时间
必须:
养成经常关注内部网的工作习惯
养成定时接受邮件,仔细查看的工作习惯
职能部门职能简介
常见事务办理的流程
常见财务事项办理流程
常见人事相关事项办理流程
常见行政后勤事项办理流程
常见技术服务事项办理流程
常见法律事务办理流程
常见财务事项办理流程
相关事务咨询:唐丽魏海涛 1556
一、财务审批
支出的审批权限
支出审批程序
计划内报销
经手人、证明人(持原始凭证)→直接上级经理→总经理(部门负责人)→财务部
超计划报销
经手人、证明人(持原始凭证和超支报告)→直接上级经理→总经理(部门负责人)→专业公司总经理/分管副总裁→常务副总裁(总裁) →财务部
计划审批内容
时间要求:每月25日前
购买日常办公用品和耗材之支出计划
固定资产与办公家具(包括机房与OA设备)
参展/会费
境外展览会
差旅费
工资、奖金的支出
业务提成的支出
劳务费、稿费的支出
部门费用:利润中心部门费用包括业务交通费(含油费、保养费、过路费、搬运费等)、市内快递费(不含项目快递费)、礼品费(不含库房礼品)、业务招待费、自购办公用品、部门团队活动费等;职能部门费用还应包括资料费、名片费、领用办公用品费(不含库房礼品、硒鼓等耗材)。部门费用不得超出季度总额使用及预支,但可以累计使用。年度未使用完的部门费用,可累计到下年度使用。
项目费用