文档介绍：SANY GROUP system office room 【SANYUA16H-SANYHUASANYUA8Q8-SANYUA1688】
采购管理规定及采购流程
采购管理制度及采购流程
一、目的：
规范公司打
包采购。
对于紧急请购项目应优先处理。
所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，
原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。
对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本
较低的替代品可以推荐采购替代品。
遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采
购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报主任办公会议批准方可询价或发放标书。
询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询
价。
除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应
商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的，公司相关领导参与监督。
比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质
和实力，具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。
比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟
定完整的招标文件格式进行询价。
在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
（四）比价、议价
对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行
确认。
对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他
厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。
收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导
汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。
重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资
质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位
进行价格及条件的进一步谈判。
（五）比价、议价结果汇总
比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后
方可汇总。
比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、
工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。
如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或
重新处理。
（六）合同的签订及其规定
（1）合同正文应包含的要素
合同名称、编号、签订时间、签订地点。
采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总
额，清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。
包装要求，备品备件包装运输要求。
合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明。
付款方式。
交货期。
质量保证期。
质量要求及规范。
违约责任和解决纠纷的办法。
双方的公司信息。
其他约定。
（2）合同签订及其规定
如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任。
拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。
如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时，
务必请厂商派代表来场协助清点。
质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商
延长产品质保期。
详细约定发票的提供时间及要求。
针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合
同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。
与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付
款。
违约责任一定要详细、具体。
比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订
工作。
合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审
查。
合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合
同章方可生效。
签订的所有合同应及时报送财务部门。
（七）付款及合同执行
（1）付款流程
（2）付款规定
所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资
金支出审批流程的相关规定执行。
按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付
款。
按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款
时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单，巡签完毕后提交财务部付款。
财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免
影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
（3）合同执行
已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部
负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导。
已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于
合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约。
合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未
尽事宜应及时协商并签订补充合同。
（八）验收入库与退货
（1）验收流程
（2）报验
供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知
质检部门进行验收。
对于不同类型的物品验收标准参照公司质