文档介绍：销售业务部分
销售及销售结算
普通销售(先结后配)
一、业务说明:
销售业务的主体过程是一笔交易的确定过程,在大多数的企业中销售业务的主体过程常常细化为很多的步骤,一般会细分为销售合同的确定过程、销售开票过程、销售结算过程、销售收款过程。本部分我们介绍结算前的步骤,其涉及的岗位有:业务员、合同管理员、开票员、业务经理等
销售业务一般起始于销售合同,销售合同从作用期可以分为以下三类
正常合同:其有效期通常为一个季度,主要用于省外的商品调拨。这种合同市级批发公司使用较多。合同的约束非常严格,对商品、数量、价格、发货方式、运输方式、交货时间都有明确的规定。销售合同由公司业务员或业务经理同客户签订,并要由专门的合同管理员进行管理,且在销售开票时,开票员必须按合同的规定开票。
临时合同:其从来源形式上比较多,如电话记录、电报、传真、便条等。该类合同马上就执行开票,无正式的纸面合同,但一般存在纸面的要货计划。该类合同一般不录入计算机。
销售协议:其通常是比较长期的合同,一般为一年。它一般约束总销售额或品种的销售额、销售数量,并规定返利形式。它以总量返利为主,它并不对销售开票业务进行严格的约束。销售协议也由公司业务员或业务经理同客户签订,并由专人进行存档管理。这类合同一般不直接影响销售开票,而是对相关统计提供基础参数
依据合同或要货计划开票员进行销售开票。销售开票时开票员需确保以下事项:
销售开票必须同合同或要货计划内容一致
库存数量可以满足开票数量
客户的欠款天数未超过公司制定的信誉天数
客户的欠款金额未超过公司制定的信誉额度
当本人的权限不足不能开票时,需向业务经理反映
先结后配是普通销售的一种模式。是先由财务结算确认收入、应收帐款,后允许库房出库配货的简称。
二、流程图:
三、流程图说明:
销售开票的依据来源于两方面:业务员同客户签订的销售合同(销售合同由合同管理员管理),业务值班员接到要货信息登记的要货计划。
系统在销售开票时检查客户的信誉额度、信誉天数,若不符合公司规定,需要填写审批单(手工单据)由上级领导进行审批;审批后通过后销售单可以确定并打印。销售单作废时需要确认库房未将销售单对应的出库单出库记账,销售单对应的销售结算单是临时状态。(当先结后配的销售单作废时,系统将其对应的结算单作废)
发票开票员依据销售单开出发票,并将发票交财务人员,应收帐管理员依据发票确定销售单并登记应收帐。财务盖章后的发票交储运部门执行出库流程。发票作废时需要确认销售结算单已经为临时状态且即将被作废。
四、单据说明:
销售合同:业务员同客户签订的正式销售合同,开票时必须严格依据合同执行。
要货计划:业务值班员收到的临时要货通知的记录(一般不录入计算机)。
审批单:需要开出的销售单不符合公司规定时开票员上报领导进行审批的单据。
销售单:开票员由系统中开出并打印的确认销售的单据。
发票:发票开票员依据销售单开具的正式发票。
五、报表说明:
销售报表:统计某一时间段内销售、结算及发票等信息
销售合同报表:查询销售合同相关信息
六、岗位职责:
业务员:负责同客户签订销售合同,在超过公司规定的信誉额度、信誉天数不能开票时,向上级领导说明情况。定期对销售单、合同进行查询、核对。
合同管理员:将销售合同录入系统并对书面销售合同进行分类管理。将确认取消的销售合同在系统中作废。
业务值班员:接收客户的临时要货通知,并依据通知登记要货计划。
开票员:依据要货计划或销售合同在系统中开出销售单,确定并打印。若销售单不符合公司规定的信誉额度、信誉天数被系统拒绝保存时通知相关业务员并填写手工审批单交上级领导审批。将确定取消的销售单作废。
发票开票员:依据销售单开具正式发票。将确定取消的发票作废
应收帐管理员:依据发票确定销售结算单,并将传票记账登记应收帐。对于回退处理要将结算单对应的传票取消记账,并将结算单取消确定。
七、岗位操作规范:
业务员:销售合同明细查询、销售单明细查询、销售单作废信息查询
业务值班员:无系统内工作
开票员:销售开票、销售单作废信息查询
发票开票员:销售结算单管理、发票使用情况
应收帐管理员:销售结算单管理、传票管理、查询应收帐汇总表、查询应收帐明细帐、回退销售结算单确定
八、可简化的业务流程:
若公司没有严格的销售合同管理,可以不使用销售合同。
若公司不管理客户的信誉额度、信誉天数,可以跳过审批流程
九、可能遇到的特殊问题:
公司存在较为复杂的价格政策,如最低限价政策、批量价政策,需要使用系统中的一些相关功能或通过专项解决。
开发票时发票的单价同销售单的单价不同,需要对临时的销售结算单进行修改。
这种配货模式不允许存在压票现象,否则无法发货。
十、配置说明