文档介绍：档案整理办法前言?为了加强公司档案收集和整理工作,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司发展中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业文件材料归档范围和保管期限规定》结合我公司实际情况,特制定本办法。请各部室根据此意见参考执行并归档进件。档案管理的职责?1、各部门在日常工作中设有专人负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作。?2、坚持平时整理。根据公司不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于次年移交档案后利用和归档。?3、移交档案室案卷做到页号编写准确,案卷目录清楚, 案卷标题简明扼要。?4、档案室设专人保管好本公司归档的案卷,注意文件材料的安全和保密。?5、档案室及时对各部门移交的档案进行分类、整理、并编制检索工具,能应要求快速、准确地查询所需档案。归档范围公司档案归档范围主要参照附件:《企业文件材料归档范围和保管期限规定》做为指导依据;结合本公司在各项工作中形成的具有保存价值的,或者相关政府部门下发的与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、名册、奖品、影像音资料等)都在归档范围。归档要求凡公司收、发的文件,由相关人员收集、整理、编目、组卷,交由档案专管员归档。 1、归档原则遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适应新技术应用的需要,便于保管和利用。按照归档范围的规定,凡应归档的文件必须齐全完整。 2、归档整理程序以件为归档单位,逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。归档要求 3、档案的分类?1)按年度分类; ?2)按部门内容分类; ?3)按保管期限逐级进行分类。由文件的形成日期决定该份文件的归档年度,即文件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。归档要求 4、档案的排列?先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期限的文件材料,按类别分别组卷后,再按照时间先后排列,并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。归档要求 5、档案的装订?1去掉原来文件上会生锈的金属物(订书钉、曲别针),用细棉线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订(粘)合。装订时正本在前,定稿在后; 复文在前,来文在后;批复在前,请示在后。?2凡文件尺寸大于 A4 纸规格的,要按 A4 纸规格进行折叠或裁剪,小于 16开规格及破损的要托裱在 A4 纸之上。归档要求?6、档案的编号?(统一从档案室领取),并填写有关栏目的内容。?:类别号:文书档案的类别号为 A。期限:即保管期限,分三类, 填写“永久”或“长期”“短期”。年度:该份档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元纪年。机构:不分机构可不填。件号:以年度为界线, 档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号,件号不得重复。归档要求?工程档案的归档。?当单项工程已完成,取得档案预验收合格证后, 由项目经办人员牵头,负责将该项目形成的、经城建档案馆审核完毕、符合归档要求全部工程文件、影像资料,送交办公室档案室专管员归档。?进件人员编制进件明细办理归档,交接清楚,收件人审核完毕,双方签名确认。