文档介绍：分公司合同管理
一、总则
1、为了加强分公司的合同管理工作，规范合同的立项、审批、签署、审查、监
督、执行程序，减少和防止合同纠葛，保护公司利益不受损害，根据《中华
人民共和公民法通则》、《中华人民共行
1、合同签署后，经办人员是追踪合同执行情况的第一责任人，应实时检查执行情况和对方履约能力。如出现影响合同持续执行的情况，经办人员应实时向分公司经理汇报。
2、合同管理员权对合同的执行情况向经办人员进行认识，经办人员应予积极配
合，发现问题的，应快速向分公司经理汇报解决。
3、如合同执行中对方违约或产生其他法律纠葛，分公司应该在纠葛发生的初期
实时通告财务管理部法律事务人员，以便于赶快争取法律救援手段解决争端。4、合同签署后，应该严格依合同执行，如需要更改、终止或排除合同的，按照
本办法例定的程序从头申报审批。
五、合同的编号、建档及统计
1、合同管理员对已经生效的合同要编号登记，逐个成立档案，凡与合同有关的
文书都要附在合同卷内归档。已执行完成的合同按会计档案保留期妥善保留。2、生效的合同编号形式为：A-XXXX（Y）Z号，其中：A为分公司所在省份的简
称；XXXX为合同签署时的年份（合同审批和签署跨年度的，以盖印时的时间
为准）；Y为合同种类的简称，销售合同为“销”，广告合同为“广”，租借合同为“租”，其他合同为“另”；Z为次序号（如：粤-2000（销）1号表示一份广东分公司于2000年签署的销售合同，次序号为1）。
3、合同管理员应按合同种类分别建档保留。各样销售合同、零售商或批发商代理协议、返利协议、退货协议等与产品销售有关的合同全部认定为销售合同；各样广告促销活动、媒体广告、产品推广等与广告活动有关的合同为广告合同；各样房子租借、仓储保留、其他财产租借时签署的合同为租借合同；运输、采买等其他合同另行分类保留。
4、次序号按合同种类自行编排，即在同一种类合同中次序号保持连接。
5、合同管理员对已签署建档的合同编制合同档案一览表，注明合同种类、签署
时间、经办人员、合同金额等事项，以便于查问。
6、除合同管理办法例定有权查阅的人员以外，已建档的合同正本，一般情况下
不得公然，其他人员确实需要查阅的，须经分公司经理署名同意。
7、关于因合同保留中丢失或损毁合同，造成公司损失的，将严格追查合同管理
员及有关人员的责任。
六、附则
一、本办法由财务管理部负责解释，并由财务管理部监察、检查各分公司的执行情况。
附件：
1、合同审批表
2、合同档案统计一览表
3、分公司合同签署声明函
分公司合同签署声明函
（单位）：
为加强贵我双方工商合作，规范双方合同签署，我分公司现特向贵单位作出如下郑重声明：
我分公司与贵单位签署的合同、协议必须加盖我分公司公章方为有效，未加盖我分公司公章的合同均属无效合同，我分公司都将不予以承认及执行。
在此所指的合同包括各类协议、许诺、确认等近似