文档介绍：会议接待的一般流程
会议接待的一般流程
一般而言，作为专业的会展公司承接代理各类会议及展览，大多 经过以下几个环节：
1、 策划 作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代
理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展自助餐、宴会等等；我们将根据参会人员 的具体情况以及会场和下榻饭店的地点，为您不同的用餐地点。
【四】会后旅游考察服务 一次成功的旅行考察在整个会议中的效 果又岂止点睛之笔，除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间，而 在这良好和热烈的氛围下，有怎能不再结识多一些朋友、给您的事业 创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。只要您提出，我们就为您贴身打 造合适的线路和报价。景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会 议导游服务，一应俱全。 【五】会后总结
1、 对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。
2、 协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。
【六】会议及会展的预算
1、交通费用 交通费用可以细分为： 、出发地至会务地
的交通费用一一包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机
场、码头至住宿地的交通 、会议期间交通费用一一主要是会务地
交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所 到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的 预定交通。 、欢送交通及返程交通一一包括航班、铁路、公路、
客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室厅费用 具体可细分为： 、会议场地租金一一
通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音 响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非 常规设施并不涵盖在内一一比如投影设备、临时性的装饰物、展架 等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 、会
议设施租赁费用一一此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影 仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系 统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用 中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设 备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨 询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外， 这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很 大。 、会场布置费用一一如果不是特殊要求，通常而言此部分费
用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务 商协商。 、其他支持费用一一这些支持通常包括广告及印刷、礼
仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这 些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话， 其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获
得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 对于这些单项服务支
持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、 住宿费用 住宿的费用应该非常好理解一一值得注意的只
是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金 的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服 务商通常能获得较好的折扣。 正常的住宿费除与酒店星级标准、
房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关一一譬如客房内 的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性