文档介绍：档案管理工作总结) ,可按作者立卷, 或结合时间和地区等特征立卷。②会议文件, 基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷,一般会议的文件可一会一卷,同一内容的几个会议文件可合立一卷。③专题文件,可按问题结合作者来组卷,适当分级。④案件材料,通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起,根据文件的联系、数量和保管期限, 立成一卷或数卷。一般机关( 司法机关除外) 中的案件, 如果案件材料数量很少, 可将同类案件合并立卷。这类文件不分级, 不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报,可按文件名称立卷。⑥群众来信,可按问题或按地区等特征立数卷。立卷的组织程序,首先在立卷前制订具体计划,拟制本年度文件分类归卷的条目,称为立卷类目。它是以条款形式写成的,每个条款包括一组文件的作者、问题与名称,后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。其次做好平时归卷,已收集的文件,随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。最后,年终全面检查调整,然后确定组卷。组成案卷后,对卷内文件进行系统化和案卷的技术加工,包括:卷内文件的系统排列、编写卷内文件的页号、填写卷内文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。五、案卷排列案卷的排列,是指按照一定的办法,确定各个类内案卷的前后次序和存放位置,以保持案卷之间的有机联系。基本方法有: 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列; 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排列; 按照案卷所属的时间顺序排列; 按照案卷内容的重要程度排列。 1 、排列方法通常有四种: 每年永久与长期各为一个流水号排列; 每年永久、长期卷合编一个流水号; 按类永久、长期统一流水编制排列; 按类分开永久、长期各自流水排列。案卷的排列可按时间顺序,也可按重要程度排列。 2 、档号:档号的构成: 档号:即档案的数字代号。档号的编制原则:不重、不缺、不变、不繁的原则。①全宗号——案卷目录号——案卷号——件号、页号; ②全宗号——年度——期限——件号; ③全宗号——类别号——案卷号——件、页号; ④类别号——项目号——案卷号——件、页号。全宗号:是档案馆对馆藏所有全宗编制的代号,一个全宗一个号。案卷目录号:是一本案卷目录的代号,每一本案卷目录必须编一个号,一个全宗内的案卷目录号不允许重复相同。案卷号:是案卷排列的顺序号,每一本案卷目录内,案卷必须从 1 号开始流水编号。页号:是卷内每份文件的每一页所编之号。 3 、档号编制规则全宗内目录号不重复,一个目录本内卷号不重复,一本案卷内页号不重复。必须遵循不重、不缺、不变,一般不留空号的原则。七、立卷说明编写立卷说明又称案卷目录序言,一般置于案卷目录的首页,因立卷说明按年编写,他是编写全宗介绍的素材,也是每年利用档案,了解全宗情况的指南。有两种编写方法: 1 、简单编写方法:仅对案卷数量、全宗分类和立卷整理的情况、存在问题作简要的说明。 2 、详细编写方法:上述内容外再加扼要介绍档案产生的历史背景、机构变迁及档案管理方法改进等情况。并详细介绍档案的特点、案卷内容和档案有效情况。 3 、可以按全宗介绍结构来编写,分为三部分来写: ①介绍当年档案全宗构成者变化情况; ②当年全宗内档案情况简介; ③当年档案内容与成份介绍。六、编制案卷目录编制案卷目录,通常是在立档单位内完成。一般由文书处理部门负责编制,然后连同