文档介绍：工作总结 /述职报告/季度汇报 /演讲报告
专业秘书与行政助理培训
2018. 06. 02
一、行政文秘人员的角色认知
什么样的人适合做行政人员？
礼貌而不居高临下
诚实而不弄虚作假
参谋而不越权行事
谦虚而不傲上凌下
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
创造满意的工作场所
办公家具规格统一
办公桌色彩统一
办公设备区域统一
百叶窗角度统一
照明灯光线统一
—— 办公室环境的“五个一”工程
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
创造满意的工作场所
不准错误使用
不准不懂乱修
不准无理由乱拿
不准破坏设备整洁
不准长期占用
—— 办公自动化设备使用“五不准”
问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
办公用品的选购原则
满足工作要求
提高工作效率
节约人工费用
树立企业公众形象
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
邮件收发与传阅注意事项
收信件细节
上司或同事的私人信件原封送交；
“误拆”应立即封口、签名、致歉；
裁开或剪开封口，保持信件完整；
检查信封内有无单据或名片，避免遗漏；
如有必要，可以登记信封的信息
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
案例
讨论这位行政人员/员工的工作应该如何改善？
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
强化档案管理
强化“文档一体化”意识
把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。
强化“全过程管理”工作意识
“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”
参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。
强化“文书部门立卷”工作
公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真 正的衔接点。
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
妥善安排上司的约会
约会安排的原则
安排约会需要注意的细节
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
安排上司约会的原则
二、办公室日常工作技巧
配合上司的时间表
分辨轻重缓急
酌留弹性
处理好变更的约会
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
妥善安排上司的约会
案例：1、2
请指出这位行政人员在安排上司约会时体现了哪些原则？
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
安排约会需要注意的细节（一）
有些时间不宜安排约会
出差回来当天
周末或假日
临近下班
二、办公室日常工作技巧
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
安排约会需要注意的细节（二）
下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。
二、办公室日常工作技巧
时间
约会事由
所带资料
参加人员
地点
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
安排约会需要注意的细节（三）
二、办公室日常工作技巧
及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目；
特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行；
约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。
我们的HR369 我们的家园我们的HR369 我们的家园
安排约会需要注意的细节（四）
按照需要，记录会面内容；
保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方；
随时提醒自己的上司准时赴约；
每天上班之前请上司核对他的日程表。
二、办公室日常工作技巧