市接待办公室接待工作程序.doc

文档介绍：市招待办公室招待工作程序
为促使我市招待工作规范化、 制度化、 程序化管理 ,表现
我市招待工作的口岸特点、地方民族特点，依据我市基本情
况，联合我市招待工作实质 ,特拟订此招待程序。
搭车前去驻地 .到旅馆后，招待人员要向客人发送房卡、招待方案及有关资料，并引领主要来宾到房间入住。
（二） 观光观察
1、提早将招待方案送到或电传至有关单位，并获得电
话联系，要求有关单位做好招待准备工作 ,明确陪伴领导和接
待人员 ,并见告观察内容、观察路线、报告资料。
2、观察、会谈、洽商内容如需要报导，要通知新闻单
位安排采访人员，并实时做出报导。
3、观光观察途中招待人员要主动介绍市情、沿途状况
及有关公司状况 ,做好导游服务工作 ,招待人员在陪伴观光考
察活动中， 一定正确回答贵宾所提出的问题 ,踊跃采集贵宾意
见和建议及其余信息 ,遇有突发事情要沉着办理。
4、观光景点的导游服务人员在陪伴观光观察活动中既
要仔细解说，又要耐心回答贵宾所提出的各样问题。
5、凡是招待口岸出境旅行观光的来宾 ,招待人员要共同
有关工作人员提早做好有关手续办理等工作，保证出境顺
畅、安全、无误。
6、在重要来宾的招待、市里组织的重要活动中 ,招待人
员都要着装齐整，佩戴胸牌。服务热忱周祥，交流协调到位 ,
组织落实敏捷。
（三） 会议会谈、洽商、署名仪式
1、提早做好准备工作：确立参加会议人员、辅助有关
部门部署会议室（挂会标及欢迎口号，摆放会议指示牌，摆
放座签 ,检查音像设施）等，通知参加会议人员、新闻记者提
前 10 分钟出席。
2、召开会议进行会谈、洽商：招待人员引领有关人员
进入会场（会商室 )，连接好会议日程， 随时察看会议进展情
况，敦促有关人员搞好服务工作 ,客人有特别要求要做好记
录，抓紧联系落实。
3、署名仪式：由招待办共同有关部门组织实行 ,仔细做
好与仪式有关的各项准备工作。
4、需要合影纪念时，招待人员共同有关部门提早部署
场景 ,安排位次，通知拍照人员。
三、住宿安排
1、 应邀来我市指导视察工作的特别贵宾及其余重要宾
客,经有关领导同意， 能够减免住宿费； 贵宾报销住宿费确有困难的 ,住宿费由客人按报销标准结算， 不足部分由招待办公室从招待费中补助 ;其余客人的住宿费按实质价钱收取全费，招待办公室不予补助 .
2、一般状况下，副厅级以上来宾安排套间或单间 ,县处级以下的来宾安排标准间 .如需摆放鲜花、水果另行通知。
3、来宾的住宅一般由招待办公室辅助安排，能够先入
住后补办入停手续 .凡需招待办公室负担所有或部分房费的,
招待办招待人员要请示招待办公室主任同意后向前台说明，
并确认和填写《住宅通知单》 。对方费自理的来宾，招待人
员要辅助贵宾补办入停手续或见告