文档介绍:五星级大酒店会议团队接待方案1(程序与标准)
会议专业化实施方案
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山东观向客人了解会议活动行程
会议专业化实施方案
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山东观唐温泉(国际)度假村 会议接待手册
及时查询避免在宴会、会议设施上有重复冲
突。
如有重叠和其它原因,可向客人作有利的针
对性的调整建议。
按会议洽谈纪要的格式记录客人会议行程活
动。
3、与客人确认房间、会场、用餐等大项目的价
格
在了解能满足客人设施及服务的需求后,向
客人报出客人所需设施及服务的价格。
与客人确认以上价格。
4、与客人确认房间布置要求
确认以下事项:
是否撤出迷你吧
是否关闭长途
5、与客人确定会场的形式及会议设施及会场服
务
1)会场布置的形式
2)会议背景、会标
会议场设备—话筒、音响、投影、白板、夹
纸板等
4)是否需布置鲜花、绿色植物
5)确认桌面文具的摆放
6)是否有其它特殊需求
与客人确认会场服务的形式
1)是否需茶水、矿泉水服务
2)是否需要提供水果或其它食品
3)是否需要Tea Break,如果有,确定标准
其它特殊要求
与客人确认公共区域环境布置的要求
询问客人是否需要如下的布置:室外横幅、
欢迎牌、指示牌、海报等。
如是大型会议,还要与会务人员确认是否需
汽球、汽模、彩旗等室外布置。
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山东观唐温泉(国际)度假村 会议接待手册
向客人公布酒店的收费政策并与客人确认收
费标准。
请客人提供需我方制作的文字内容,并分项详细记录,尽可能让客人提供文字稿件
特殊布置请工程部直接参与洽谈。
与餐饮部一起与客人确认宴会服务的有关细节
1)宴会厅布置要求
2)席位卡
3)位卡
指示牌
台形图
菜单
与客人确认有关VIP重要客人接待
1)是否需高规格欢迎标准
2)是否需房内VIP布置
3)VIP的其它特殊服务要求
10、与客人确认信用担保及结算的方式
1)预付款(支票、汇票、信用卡)
2)签单人姓名
3)结算时间
5、与客户确认会议接待计划(签订合同)
根据与客户洽谈的会议细节,制作会议接待计划并传真给客户
按格式制作书面的接待计划,含住宿计划、
会议活动、酒店行动计划、结算价格及方式
等会议细节。
2)请客人签字确认作为合约依据。
3)如果不是很复杂的会议可以根据双方会谈时
的会议谈纪要手写稿,双方签字作为合约。
6、向各部通知会议接待计
划
根据客户确认的会议计划制订会议接待计划
将客户确认的会议接待计划,按酒店办公自
动化模块的格式输入电脑。
住宿计划、会议活动行程、酒店行动计划、
结算提示等各个细节都必须详细、清晰。
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山东观唐温泉(国际)度假村 会议接待手册
对照与客户确认的会议接待计划,确认无误
后,向各部发送。
发送计划通知后,再与各部联系,并查看宴会预订、会议室预订等信息确认各部门收到了计划。
5)环境布置方面向企划部开具美工单,落实计划。
7、会议确认后抵店前的跟踪
1、主动与客户联络,了解会议计划有否变化
1)主动联系,先表示对客户会议的重视和对客
户的感谢。
了解会议计划有无变化。
2、有关客人事先未明确,需提供的名单、背景
文案内容、会场形式等内容要及时提醒客户,提前提供资料。
客户会议计划如有变动,及时在接待计划通
知中变更
对于客户会议计划中变更的内容及时在酒店接待计划通知中变更。
电话通知涉及变更的相关部门,并一定通知到餐饮部及大堂副理。
按照计划通知中各部的行动计划,与各部确
认准备落实情况。
8、会议进行中与客户的沟通与跟踪、变更、通知
1、与客户保持畅通的沟通联络渠道
经常与会务人员接触,聆听需求,协调落实
各项