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五星级大酒店会议团队接待方案1(程序与标准).doc

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五星级大酒店会议团队接待方案1(程序与标准).doc

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文档介绍

文档介绍:五星级大酒店会议团队接待方案1(程序与标准)
会议专业化实施方案
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山东观向客人了解会议活动行程
会议专业化实施方案
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1
山东观唐温泉(国际)度假村 会议接待手册
及时查询避免在宴会、会议设施上有重复冲
突。
如有重叠和其它原因,可向客人作有利的针
对性的调整建议。
按会议洽谈纪要的格式记录客人会议行程活
动。
3、与客人确认房间、会场、用餐等大项目的价

在了解能满足客人设施及服务的需求后,向
客人报出客人所需设施及服务的价格。
与客人确认以上价格。
4、与客人确认房间布置要求
确认以下事项:
是否撤出迷你吧
是否关闭长途
5、与客人确定会场的形式及会议设施及会场服

1)会场布置的形式
2)会议背景、会标
会议场设备—话筒、音响、投影、白板、夹
纸板等
4)是否需布置鲜花、绿色植物
5)确认桌面文具的摆放
6)是否有其它特殊需求
与客人确认会场服务的形式
1)是否需茶水、矿泉水服务
2)是否需要提供水果或其它食品
3)是否需要Tea Break,如果有,确定标准
其它特殊要求
与客人确认公共区域环境布置的要求
询问客人是否需要如下的布置:室外横幅、
欢迎牌、指示牌、海报等。
如是大型会议,还要与会务人员确认是否需
汽球、汽模、彩旗等室外布置。
会议专业化实施方案
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山东观唐温泉(国际)度假村 会议接待手册
向客人公布酒店的收费政策并与客人确认收
费标准。
请客人提供需我方制作的文字内容,并分项详细记录,尽可能让客人提供文字稿件
特殊布置请工程部直接参与洽谈。
与餐饮部一起与客人确认宴会服务的有关细节
1)宴会厅布置要求
2)席位卡
3)位卡
指示牌
台形图
菜单
与客人确认有关VIP重要客人接待
1)是否需高规格欢迎标准
2)是否需房内VIP布置
3)VIP的其它特殊服务要求
10、与客人确认信用担保及结算的方式
1)预付款(支票、汇票、信用卡)
2)签单人姓名
3)结算时间
5、与客户确认会议接待计划(签订合同)
根据与客户洽谈的会议细节,制作会议接待计划并传真给客户
按格式制作书面的接待计划,含住宿计划、
会议活动、酒店行动计划、结算价格及方式
等会议细节。
2)请客人签字确认作为合约依据。
3)如果不是很复杂的会议可以根据双方会谈时
的会议谈纪要手写稿,双方签字作为合约。
6、向各部通知会议接待计

根据客户确认的会议计划制订会议接待计划
将客户确认的会议接待计划,按酒店办公自
动化模块的格式输入电脑。
住宿计划、会议活动行程、酒店行动计划、
结算提示等各个细节都必须详细、清晰。
会议专业化实施方案
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山东观唐温泉(国际)度假村 会议接待手册
对照与客户确认的会议接待计划,确认无误
后,向各部发送。
发送计划通知后,再与各部联系,并查看宴会预订、会议室预订等信息确认各部门收到了计划。
5)环境布置方面向企划部开具美工单,落实计划。
7、会议确认后抵店前的跟踪
1、主动与客户联络,了解会议计划有否变化
1)主动联系,先表示对客户会议的重视和对客
户的感谢。
了解会议计划有无变化。
2、有关客人事先未明确,需提供的名单、背景
文案内容、会场形式等内容要及时提醒客户,提前提供资料。
客户会议计划如有变动,及时在接待计划通
知中变更
对于客户会议计划中变更的内容及时在酒店接待计划通知中变更。
电话通知涉及变更的相关部门,并一定通知到餐饮部及大堂副理。
按照计划通知中各部的行动计划,与各部确
认准备落实情况。
8、会议进行中与客户的沟通与跟踪、变更、通知
1、与客户保持畅通的沟通联络渠道
经常与会务人员接触,聆听需求,协调落实
各项