文档介绍：项目管理系列之二- 进度和成本管理

摘自
左美云李东董小英等著

项目经理与客户签订开发合同之后,接下来的工作就是组织项目团队、绘制专业领域技术编制表、建立工作分析结构(WBS)以及项目组成员的责任矩阵,并在此基础上进行工期和预算的分摊,也就是制定项目的进度和成本计划。
成员能力评估
为了让项目组成员各负其责,行文确定他们在项目组里分担的责任是很重要的。比较有效的方法是绘制技术编制表及责任表。在项目开始时就要恰当地搭配好人员、技术及工作任务。随着项目的进展,有可能必须把已分的工作再细分或进行新的调整,为此,项目经理应该清楚地了解项目组成员各自掌握的技术。
首先,我们可以绘制技术编制表(表1),为项目组人员打分,其方法是按照对专业领域的熟悉程度打分。例如,将专业领域分为五个:系统分析员、程序员、测试工程师、硬件工程师、数据库管理员,并将最高分定为5分。随后根据每个成员对上述专业领域的熟悉程度打分,熟悉程度越高,打分越高。如此一来,就可以对项目组人员及技术状况一目了然,并据此分配工作。
技术编制表绘制完成之后,项目经理就可以根据项目的实际需求来绘制责任表(表2)。该表是项目主管与项目组成员之间的工作合同文件,也是进行人员任用或让其承诺某项工作的重要手段。
在表2中,P表示“负主要责任”,S表示“负辅助责任”。每项任务只需要一个人负主要责任,但可以安排几个项目组成员辅助他。
表1 专业领域技术编制表
表2 项目组成员责任表
工期与预算分摊
责任表一旦建立,就可以进行项目各建设活动的工期估计和预算分摊估计。工期估计和预算分摊估计可以采用两种办法:其一是自上而下法,即在项目建设总时间和总成本之内按照每一工作包的相关工作范围来考察,按项目总时间或总成本的一定比例分摊到各个工作包中;其二是自下而上法,由每一工作包的具体负责人进行工期和预算估计,然后再进行平衡和调整。
经验表明,让某项工作的具体负责人进行估计是较好的方法,因为这样做既可以得到该负责人的承诺,对他产生有效的参与激励,又可以减少由项目经理独自估计所有活动的工期所产生的偏差。
在上述估计的基础上,项目经理完成各工期的累计和分摊预算的累计,并与项目总建设时间和总成本进行比较,根据一定的规则进行调整。
实例
这里用一个具体例子来说明项目成本和进度的计划安排过程。
假设某企业准备开发一个客户关系管理系统,合同双方将系统交付使用作为项目终结的依据,双方同意维护期间费用另行支付。经测算,该项目总开发工作量为4人年,项目总开发时间为50周,项目总成本(包括软件开发成本、硬件成本和开发中的其他成本)为100万元人民币。
根据相关的责任矩阵,项目经理绘制了项目的甘特图(图1)。图中将该项目划分为六大活动,并明确了各活动的工期:系统规划(5周)、系统分析(10周)、系统设计(10周)、系统实现(15周)、系统测试(8周)和系统转换(5周)。
图1 客户关系信息系统项目甘特图
上述六大活动又细分为22项小活动,各项小活动之间的顺序关系以及每项小活动的工期估计和预算分摊估计如表3所示。在此基础上,可以画出该项目的网络图(图2)。
图2 客户关系信息系统项目网络图
到此为止,已经估计出该项目中每项活动的工期和项目的总时间。为了确定这些活动是否能在要求的时间内完成,我们