文档介绍：办公室文员的工作内容及工作职责：
.负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。
.办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。
.接听、转接电话；接待来访人员。
.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档也即合同的签定，订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。. ，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件. 电报或电传，都足以构成书面合同。
.下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax. Email或书面合同等方式。
.接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
.接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制,最常见的是：
（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALESCONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）o前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书：（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议， 款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认 书（PURCHASECONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额 不大，批次较多的轻工商品，日用品,土特产等。而合同用的比较正规。 机器设备,大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。 委托订单，我们收到后要回复,不能置之不理,否则算默认。
.接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘,还盘和接受四个环节。
(1)询盘：(INQUIRY)又叫询价。
(2)发盘：(OFFER)又叫发价。 这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。 是一方在收到对方的询盘后作出的。
(3)还盘：(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4)接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿 意按这些条件达成交易,订立合同的一种确定的表示。
二、审单：即审核合同
.审单内容：
确认产品名称，规格，质量,，价格条款,总额，, 交货期，交货方式。
.审单方法：
(1)：
审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多 公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
(2)质量：
也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质 。
(3)数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位,重量以及约数有何规定。
约数：如合同数量前加“约二可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义 解释不一。有的认为是2O 5%,有的认为是5%o按《跟单信用证统一惯例》， 信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
(4)单价,总额的审查：
.客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有 加错？。
.通常我们以美元为结算货币,但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流 通的硬货币