文档介绍：The final edition was revised on December 14th, 2020.
软硬件采购管理规定
软硬件采购管理制度
总则
为规范IT软硬件采购流程，保障IT系统安全稳定运行，特全。软件到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资料是否齐全等。
到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不合格，则拒绝签收。
采购的设备和软件到货签收后，根据公司相关规定办理出入库手续。
文档管理
公司信息部须对采购的IT软硬件建立相关档案，格式参见《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。
公司信息部参照公司相关的固定资产管理办法，对采购的IT软硬件进行管理。
附则
本制度由公司总部信息部负责解释和修订。
本制度自发布之日起开始执行。
集中采购流程
集中采购流程描述如下：
公司总部信息部根据集中采购需求情况填写《采购需求表》（附件三）。
公司总部信息部针对采购需求，对现有的IT软硬件情况进行评估，填写《采购评估表》（附件三：附录）。
公司总部信息部负责人对采购需求以及评估情况进行审核，并在采购需求表上签字，然后交财务部负责人审核。
经过公司总部信息部负责人和财务部负责人审批的采购需求提交给公司主管领导进行审批。
经批准的采购需求交信息部签订合同进行采购，合同签订程序参见《公司合同管理办法》执行；采购过程中的第三方服务商资质认定、服务协议的签订参照《第三方服务商管理制度》。
IT软硬件到货后，公司信息部进行到货验收并按公司的相关规定办理出入库手续，同时填写《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。
自行采购流程
自行采购流程描述如下：
需求部门提出采购需求申请，统一填写《采购需求表》（附件三），并由需求部门负责人审核签字并加盖部门公章后提交信息部。
信息部根据采购需求进行评估，其中包括对基础架构的影响评估、功能和技术指标评估、采购成本评估。信息部评估负责人须填写《采购评估表》并提交信息部负责人，信息部负责人对采购需求和评估情况进行审核，在采购需求表上签字并加盖部门公章，然后交财务部负责人审核，最后送公司主管领导审批。《采购评估表》作为《采购需求表》的附件。
信息部根据审批结果、《公司合同管理办法》、《公司招投标管理办法》等进行采购管理。
采购过程中服务商资质认定、服务协议的签订参照《第三方服务商管理制度》。
到货后，信息部组织到货验收，验收通过后将采购物品移交物资配送中心进行出入库管理。
信息部根据采购物品情况填写《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。
采购的设备或软件投入使用后，信息部门记录设备领用情况。
采购需求表
采购需求表
编号：
采购需求单位：
需求提出时间：
申请采购内容
申请采购原因
需求部门
负责人意见
意见：
签字（并盖公章）： 日期：
信息部
负责人意见
意见：
签字（并盖公章）： 日期：
财务部
负责人意见
意见：
签字（并盖公章）： 日期：
公司主管领导
意见
意见：
签字 日期：
附录：采购评估表
采购评估表
采购需求单位：
联系人：
需求表编号：
采购意向：
功能技术指标的评估结果
提示：
评估侧重于针对要采购的设备的技术参数是否能满足或者超出用户需求；
审批人：
评估人：
评估时间：
对当前基础架构的影响
提示：
评估侧重于针对要采购的设备在技术和安全方面是否对当前基础架构产生影响，是否是以前使用过的设备等。
审批人：
评估人：
评估时间：
采购成本的评估
提示：
根据当前市场行情，估计采购资金，评估采购成本。
审批人：
评估人：
评估时间：
IT设备档案
IT设备档案
设备名称
型号
序列号
设备编码
基本配置（含随机配件）
供货商
数量
领用部门
领用人
领用日期
备注