文档介绍：办公室工作实务
会说会写会做事会做人
第四章会议组织
学****目标
知识点:
1、了解会议组织的基本程序
2、熟悉会议组织的各项内容
能力点:
1、掌握会议组织中相关文件的写作技巧
2、能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作
3、具备相应的协调能力,能够调度好会场气氛,使会议圆满成功
素质点:
1、培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养
2、培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
3、具备保密意识和奉献精神
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第二节会前准备工作
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情景案例
案例1:宏利公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排,会上要放映资料电影,进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理助理李强。会议的召开时间是8月9日上午十点整,而资料放映时间是十点十五分。李强打电话给租赁公司,要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
9日上午,会议开幕前,宏利公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。李强一看表,呀,已经九点五十分了,放映机还没有送到。刘远马上打电话去问,对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场,李强心急如焚……
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情景案例
案例2:在一次宏利公司党代会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽得到补救,但终是一件憾事,会务人员因此受到公司领导的批评。
事情发生的过程是:会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项程序放在大会闭幕式时进行,于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事,未加注意,因此当大会宣布“奏国际歌”时却无法奏出,一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后公司领导说,这一事故应该给予批评,吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救,这是好的,这一点值得表扬。
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项目任务
1、如果你是宏利公司的秘书李强,对接下来一步可能发生的各种情况,应该如何处理?假如放映机在十点十分还未送到,你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程?召开大型会议前各种准备工作,包括音响、电子类装置应提前多少时间安排?
2、在上述案例中,宏利公司在会务准备方面存在哪些方面的问题?如果你是宏利公司的秘书,应该从哪些方面来做好会议的准备工作?
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任务分析
从案例可以看出,会议的准备工作是多么重要,一点点的疏忽,都会对会议的召开带来很大的被动。一个有经验的会议组织者,对会议的任何一项准备工作都是一丝不苟、认真落实到位的。
对案例一租借放映机一事,在开会时间快到而设备不到位的情况,秘书应当立马做如下处理:(1)请租赁公司告知送货员的联系方法,想办法联系送货员;(2)如果联系不上送货员,应及时向总经理汇报,请示该如何办;(3)马上向总经理报告,不得擅自决定调整会议议程;(4)得到总经理指示,可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时;(5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(或原租赁公司再送一台)。
一般而言,召开大型会议,各种准备工作包括音响、电子类装置应至少提前一天安排。对于案例中出现的租赁问题秘书还应注意:(1)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施,包括噪音问题、停车场等, (2)不能仅凭电话联系,应实地查看; (3)重要设备应考虑多准备一套备用(或两套方案)。
对案例二宏利公司党代会开幕式出现的问题,暴露了会务组织工作中存在的不足,会议组织者在会前各部门之间应及时做好沟通交流,会前各项准备工作(包括对开幕式程序的最后核定)在会前必须要检查落实一遍,这样,就能避免开幕式上国际歌没有按程序播放的事故发生。
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拟定会议预案
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会议预案就是会议的筹备方案。预案拟定的是否合理与可行,直接关系到会议能否取得预期效果。大中型会议必须在会前制定周密的会议预案。会议预案除了标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外,还应有会议筹备人员和职责分工,会议经费来源及成本等。每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报请领导批准后,应及时组织实施。
小型会议的准备虽然没有那么复杂,但也必须制定会议计划,确定会议的基本要素,如会议