文档介绍：001
中京复电(上海)电子科技有限公司文件
中字【2017】08号
关于公司来访接待管理办法的通知
各部门:
为进一步规范公司来访接待管理,加强接待工作的计划性和规范性,现将有关办法公布如下,请认真遵照执行。
附件一:简明流程图
附件二:来访接待通知单
中京复电(上海)电子科技有限公司
二〇一七年四月一十七日
公司办公室2017年4月117日印发共印(5)份
公司来访接待管理办法
一、目的与原则
为树立公司良好形象,扩大公司对外联络和交流,来访接待工作应遵从“热情周到、首问负责、善始善终”的原则。
二、适用范围
本办法适用于公司业务工作发生的各种接待工作。
三、职责分工
(一)办公室为公司接待工作的归口管理部门,统一协调相关部门接待工作的安排和管理。
(二)各部门配合落实相应业务接待,及时反馈沟通。
(三)作为来访单位或个人首个联系人,再在接待过程要自始至终在位,与办工作做好协调配合。
四、流程
(一)报批
各部门在接到重要来访预约后,首先填写《来访接待通知单》(附件二)报总经理审批后,送办公室备案,并协助办公室拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待,应提前2天告知公司领导和办公室。
(二)拟制计划
办公室拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供全程后勤保障,落实具体接待陪同人员。
(三)相应准备工作
1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,
应提前了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。
2、办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门,通知参加会晤的领导、陪同人员,落实会晤时间及场所。
3、办公室根据来宾情况,提前做好相关接待准备工作。主要包括:按接待标准预定住宿酒店,接送站车辆,好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、和用餐标准,会议室相关设备(桌签、投影仪、照相、录音、笔、本、茶水等)准备,会议材料准备等。;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店;提前调度安排车辆。
五、相应要求
(一)会议室
1、办公室负责准备安排会场领导桌签、横幅、摄影、花卉、水果、烟茶、工作餐等、事项。
2、对口接待的业务部门负责准备安排会议材料以及会议所需的电脑、音响设备、投影设备等。
(二)宴请
1、办公室负责预订餐厅、预点菜品、烟酒准备、车辆安排等事项。
2、对口接待部门负责引导来宾等事项。
(三)住宿
1、办公室负责预订酒店、车辆安排等事项。
2、对口接待部门负责联络来宾等事项。
(四)礼品和咨询费
1、办公室负责购买礼品、准备咨询费等事项。
2、对口接待部门负责联络来宾等事项。
(五四)其他
1、如有需要办公室根据情况配合安排来宾游览、购物等其他项目,请提前告知办公室,便于安排和协调。
2、根据接待要求,办公室安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从办公室和接待人员协调安排,统一调度。
3、办公室根据情况和要求提前购买车票及机票。
4、接待中涉及机要事务、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
(六五)陪同人员
公司对外接待采取对等原则,办公室会同业务部门按照公司领