文档介绍：江苏平江国际集团办公自动化系统中
向上呈文模块的设计与实现
顾健
(苏州大学计算机工程系, 江苏苏州 215006,)
摘要:本文介绍了在Lotus Notes平台上开发江苏平江国际集团办公自动化系统中向上呈文模块的概况和公文的流转,并对实际开发过程中遇到的问题和所用的解决办法进行了深入探讨。
关键词:办公自动化,公文流转,Lotus Domino/Notes
Abstract: This thesis introduces the general situation and the document transmission of the module “Document to superior“ of the office automation system of PingJiang International Group. The system is developed based on the Lotus Notes. The thesis also makes a deep research on the problems and their solutions of development.
Keywords: Office Automation,Document Transmission,Lotus Domino/Notes,
引言
江苏平江国际集团是一家集商品进出口、实业、金融投资、证券期货、国际货运、科技资讯、海外贸易为一体的综合型的企业集团。每天集团内部、集团与各子公司、集团与上级部门之间都有大量的公文需要传递和处理。传统的办公软件已不能满足集团越来越高的办公要求,建立现代化的办公自动化系统已经成为平江国际集团信息化建设的首要目标。它的建立,可以使企业办公及业务系统的信息资源做到全方位共享和交流;可以真正实现相关企业之间、企业各部门、各工作人员之间的协同工作;使日常办公更加安全可靠,更加规范化、高效化和科学化。
一、向上呈文模块的概述
高效的开发平台和稳定安全的运行平台是系统成功的关键,为此,我们充分比较了目前市场上比较流行的办公自动化开发平台,决定采用集电子邮件、文档数据库、工作流机制、快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件与群件平台——Lotus Domino/Notes R5作为整个系统的开发平台。
在需求分析阶段,我们对平江集团的各类公文进行了大量的分析整理工作,最后将需要办理的公文分为两大类:一类是外部来文,另一类是平江集团总部内部文件。内部文件又可细分为向上呈文、请示报告、情况汇报、会议通知、工作计划等。其中以向上呈文的公文流转过程最为复杂。向上呈文是用于向集团外上级部门报告文件,从文件的起草到最后的归档最多时需要集团内部上到董事长下到普通工作人员的参与,因此对公文的格式及流转的要求也比较高。
二、向上呈文的流转
我们都知道,办公自动化的最显著的特点就是在系统内实现公文的相互流转,改变了以往需要由工作人员手工起草、传递文件的方式。特别是在办公地点相隔较远的情况下,公文需要从一个办公地点发往另一个办公地点,少则几分钟,多则几个小时或几天。现在取而代之的是利用计算机网络,相应的电子文档直接在网络上进行传递,但这就需要为公文设计流转的路线,路线中经过若干结点,而这些结点就是所谓的公文状态,