文档介绍：工作邮件内容格式规范
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目录
一、邮件主题的书写
二、邮件内容的书写
三、邮件地址栏的填写
四、邮件范文
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一、邮件主题的书写
与公司内部间同事沟通的邮件主题格式为:
部门-发件人姓名-事件-日期
例:市场部-蔡永-工作汇报-
运营部-蔡永-数据汇报-
与其他公司工作上的沟通邮件主题格式为:
5173-发送公司-事件-日期
例: 5173-腾仁-功夫世界合作销售结算-
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二、邮件内容的书写
1、称呼(Salutation)
2、正文内容(Body of the Letter)
3、plimentary Close)
4、附件(Enclosure)
5、署名(Signature)
邮件正文的组成分为以下几个部分:
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1、称呼(Salutation)
称呼是写信人对收件人的称呼用语。
第一行顶格书写,使用姓氏+职位为称呼,称呼后用逗号间隔敬语。
例如: 徐总,您好: ; 如果为群发收件人可直接称呼为 Dear all: 。
注:在进行邮件回复时,若未将发件人加入通讯录通常会出现对方邮箱名作为邮件的称呼,为避免此情况可先将收件人地址添加至通讯录并标注,也利于今后的沟通与联系。
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2、正文内容(Body of the Letter)
位置在称呼语下面隔一行,是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字,每段第二行从左面顶格写起。
正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容,默认文字格式。
每项内容后换行空两格的书写。
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首先、表明工作是否完成,已完成的简单描述完成情况。
其次、未完成的描述执行进度,未执行的描述为何未执行,需要特定人配合执行的需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。
对于工作汇报类邮件:
对于数据汇报类邮件:
首先、简述数据的内容并辅以简要的分析。
其次、针对数据异常的部分,需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。
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3、plimentary Close)
结束语在正文之后,空一行另起一段书写,以表尊重。
4、附件(Enclosure)
信件如果有附件,可在邮件内容书写完毕后空一行注明,以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出附件内容,并在文字底下加横线,以引起收信人的注意,使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。
附件文件名的格式统一为:
日期-姓名-附件内容
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5、署名(Signature)
邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名,换行顶格再标注发件日期。
注:正文为邮件不可或缺的一部分,即使使用附件内容的,也应根据附件内容简述汇报的内容,对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。
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三、邮件地址栏的填写(关于抄送与收件人的区别):
收件人:邮件的接收人,并对该邮件做回复、指示。
抄送:将邮件同时发送给收件人以外的人,用户所写的邮件抄送一份给别人,收到的人可回(邮件)可不回(邮件)。
正确理解并填写收件人和抄送的邮件地址有助于邮件接收者明确需要各自的职责。
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