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基于域的MailMerge在文秘工作中的应用探究.doc

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文档介绍:基于域的MailMerge在文秘工作中的应用探究

宋福英 摘要:域是文本处理软件内置的一个文档部件,应用广泛,功能强大。在文档合并、数据更新等方面有独到的用途。文秘工作经常涉及大量不同类型文档信息的合并处理,应用域及Mail M由花括号、英文字母、英文符号、算术运算符号或关系、逻辑运算符组成,与文字处理界面的现实格式完全不同。为了不影响文字编辑,防止域代码被误编辑,往往需要隐藏指定的域代码。操作方法:选定需要隐藏或显示域代码域,按下“SHIFT+F9”组合键” 。注意,该操作的组合键是一个开关键。
(2)隐藏或显示文档中所有域的域代码,使其不可见。操作方法:先按下“Ctrl+A”全选,再按下“ALT+F9”组合键即可。该操作也是开关键,可逆操作。
2.3 更新域操作
当前活动文档信息有更新,但之前文档中插入的域没有更新出最新值时,可采取以下操作方法更新域,以获取与文档匹配的最新域结果。
(1)更新单个域:单击拟更新的域或域值,按下F9键刷新。
(2)更新文档中插入的所有域以匹配主文档信息更新。操作方法:点击“菜单”-“编辑”-“全选”命令,或按下“Ctrl+A”,选定整篇文档的所有内容(包括域),再按下F9键刷新。也可以选择“文件”-“选项”-“显示”-“打印选项”,点选“打印前更新域”,可使文档在每次打印前都自动更新文档中所有域。 2.4 解除域的链接
有些域链接功能不需要自始至终存在于文档中,要解除域链接,断开或去除其函数的自动更新功能。操作方法:选择拟解除链接的域内容,键盘按下“CTRL+SHIFT+F9”组合键(注意与解除域锁定“CTRL+SHIFT+F11”组合键的区别)即可解除该域的数据链接,成功解除后,当前域就会失去域的所有特殊功能,转变为普通常规文本,自然无数据链接、函数的自动计算和更新功能。若需要重新回复之前的域更新功能,必须在文档中再次重复之前插入域的操作才能达到再次使用域的目的。
3 带照片的Mail Merge 实例
本实例以某单位需要完成5 000名职工的工作证制作。
3.1 资料准备
分析工作证制作实例可知,需预先收集整理每个职工的基本信息,如姓名、性别、部门、照片等,为防止张冠李戴,所有信息按照一定顺序进行编号。照片最好是标准的“JPG”格式,所有准备材料统一保存在文件 “D: \\职工信息”中。
(1)建立职工信息电子表格数据库。使用Excel软件建立“职工信息表”,记录单的一行数据对应一名职工信息,记录单的列数据格式和名称最好与单位数据库中所存储的保持一致,这样就可以一键导入所有职工的信息。“照片”列不需要插入真实的职工照片,而是输入该职工照片的本地存储地址,本例为“D:\\职工信息\\*. jpg”,制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息表”,保存到“D:\\职工信息”中,如图3所示。
(2)创建工作证模版。启动文本处理软件(如Word),建立一个主控文档,设计排版出如图4所示效果,文档的背景图、文本内容、格式、排版等效果是单位内所有职工的工作证共用的模板,也是工作证中不会因人变动的部分。
3.2 添加域
(1)选择主菜单“邮件”菜单项,调出“邮件合并”工具栏。
(2)点击“

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上传人:司棋 8/3/2022 文件大小:17 KB

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