文档介绍：财务报销制度及出差管理流程
一、目的
为保证公司正常的财务报销运作,规范员工的报销流程,使公司员工出差管理系统化,特制定本制度。
二、范围
公司全体员工
三、职责
1. 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请;
2. 财务部负责复核相关申请,发放相应款项,处理发票等单据;
3. 人力资源部和财务部共同推进、监督流程的执行及改善;
四、程序
1. 个人借支及报销
. 公司员工因公借款必须先填写《借支单》并出具相关证据,经部门主管批复后报财务部审核;
. 报销费用必须使用有效凭证,并如实填写《费用报销单》;
. 报销审批权限根据《财务审批授权表规定》执行;
. 经理级以上人员的报销需由总经理书面签核或邮件回复批准;
. 个人因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项,报销及清款期限为借款日起一个月内,逾期未结清者应提早向财务部作出合理书面解释,并办理续期申请,否则将从借款员工工资中扣除;
. 员工离开公司前必须结清所有款项,离职《移交清单》由员工所在部门主管检查,不合之处及时更正, 如果离职后再发现有财物、应收款项亏欠未清的, 应由该部门主管负责追索;
. 暂借经费严格执行“一事一借,前清后借”的原则;
2. 国内出差
. 出差规定
公出人员应经部门主管同意,并提供书面出差计划;
公出人员出差需事先通报人力资源部,说明出差事由及出发、返回时间,并报行政助理备案考勤;无通报者可视为旷工。
如需事先预支款项,请在《出差申请表》中填明借款金额,经部门主管批准后交财务部审批及领取;
出差行程日一律不得申报加班,节假日例外;
出差员工完成任务后,应立即返回公司,不得借故逗留或办理私事;
如因个人原因确需额外逗留的,应提前办理休假手续,逗留期间所产生之费用自行负担;
如因病或其它未知事故滞留时,应及时电话通知部门主管,并在回公司后添附有效证明,经主管审核后,方能报销滞留期间住宿费及其它必要费用;
出差费用应在返回后一周内凭发票报销,逾期者需向财务部门提供合理解释,超过一个月且没有合理解释的发票不予报销.
出差员工应当及时向直属上司提交书面出差报告,其中包括:
A. 出差地、日程、目的地;
B. 出差处理事项;
C. 出差条件及意见;
所有出差员工必须注意保持公司及个人形象,不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象;
. 交通工具
公司员工出差应选择大众交通工具;
员工在本市办理公务,应使用大众之交通工具,如公共巴士或地铁。
近距离或不赶时间的情况下,可选择汽车或火车;
在以下情况可以使用计程车:
A. 时间紧急;
B. 携大量现款;
C. 有客户陪同;
D. 无简易交通之地段或无班车情况。
交通费用实报实销。
通信费用
公司将根据业务需要及职务类别给予员工报销相应的通信费用(参阅《财务报销费用细则》);
通信费用的报销主要用于销售部门与客户联系时所发生的费用;
严禁营私舞弊行为,一经发现取消其通