文档介绍：办公用品管理规定
第一章总则
第一条为规范办公用品管理,提高各部门工作效率,加强成本控制,使办公用品的管理科学化、规范化,本着合理、高效、节约的原则,特制定本规定。
第二条公司人事行政部负责对办公用品进行统一采购、发放及管理。
第二章办公用品的申请
第三条办公用品使用对象:正式入司的公司内勤员工。
第四条每部门指定专人作为本部门办公用品领用人,由专人负责本部门的办公用品的统计、申请、领用、签收工作。
第五条日常办公用品每人每月按10元(不包括墨盒、墨粉、插座等公用物品)标准配备。
第六条各部门所需办公用品,需每月向人事行政部报送《办公用品申领单》(附件二),由人事行政部在公司规定的预算范围内核价采购。各部门报送时间定于每月的最后一天,过期者不予办理。人事行政部于每月第三个工作日(遇节假日顺延)统一发放。
第七条团险业务部、银保业务部、经代业务部等部门的业务人员,因其编制的特殊性(外勤编制、内勤管理),办公用品按照每人每季度10元的标准发放,在每季度最后一个工作日报送
《业务人员办公用品申领单》(附件三)。人事行政部于每季度第三个工作日(遇节假日顺延)统一发放。
第八条新员工入司(含团险和银保业务人员等)按入司配置标准配备办公用品,凭新入司员工入职流转单领取,新员工有50元标准文具一次性发放。
第九条各部门如需要进行培训和会议等工作,由部门提出申请,填写《培训(会议)办公用品需求申领单》(见附件四),经部门负责人签字,并经总经理室批准后,报送至人事行政部。人事行政部于收到申领单后第三个工作日统一发放。
第十条在实际工作中,若个别部门办公用品使用量超出日常办公用品配备标准,由本部门提出申请,填写《超标准办公用品申领单》(附件五),经部门负责人签字,并经总经理室批准后,报送至人事行政部。人事行政部于收到申领单后第三个工作日统一发放。
第三章办公用品的购买
第十一条办公用品由行政人事部统一进行采购,遵循价廉物美的原则选择办公用品供应商。
第十二条办公用品应尽量减少库存,必需品、采购不易或耗用量较大的物品,可以酌量库存。
第十三条人事行政部应根据办公用品库存量及近期内各部门报送的购买申请,准确确定订购的数量、周密估计总价,并作出《办公用品需求汇总表》(附件六)进行采购。
第十四条对特殊部门的专业性物品的采购,由所需部门协助人事行政部共同进行采购。对于单价大于500元以上急需物品的采购,应先进行询价、比价、议价,并将最终议定价格呈报总经理室同意后,方可进行采购。
第四章办公用品的报销、入库
第十五条办公用品入库要根据入库单严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符,按手续验收入库,登记上帐。未办入库手续的,财务一律不予报销。办公用品采购发票应由办公用品采购人、验收人签字确认入库后,经人事行政部、财务部、总经理室批准后方可报销。
第十六条办公用品入库前须严格进行验收,对于符合规定要求的要登记入库;对不符合要求的,应及时与供应商办理调换或退货手续。
第十七条办公用品入库应按购物单及时记账,做到账物相符。
第十八条办公用品库房要做到类别清楚、码放整齐。任何人未经允许不得进入库房,不得挪用办公用品及其他物资。
第十九条办公用品的保管实行“三清、两齐、三一致”,即物品清、账目清、数量清,摆放齐、库房整齐,账、卡、物一致,做到日清月结。
第二十条加强库房管理和消防工作,防止丢失、失火等事故。
第五章办公用品的发放
第二十一条日常办公用品采取定期发放制度,每月第三个工作日为发放办公用品时间,其他时间一般不予办理。
第二十二条各部门凭上月的《办公用品申领单》领取办公用品;其他用途的办公用品凭各自《申领单》领取。
第二十三条做好办公用品的出库管理,严格执行出库手续,各部门办公用品由部门领用人领用、签字,不得由他人代领、代签。
第二十四条办公用品的领用依据历史记录(以半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔每月每人发放一支)。如部门人员工作量加大或临时有突击性任务则另行调整。
第二十五条各部门除领用本部门规定的办公用品外,不得领用与本部门无关的其他办公用品。
第六章办公用品的管理
第二十六条公司员工应本着勤俭节约的原则使用办公用品。
第二十七条各部门或部门员工共用的办公用品,应指定专人负责保管。
第二十八条打印纸的使用除正式文件及合同外,其他打印文件尽量双面使用。
第二十九条办公用品应正确使用及妥善保管,如因个人原因导致办公用品丢失或损毁,在该办公用品领用期限内不得再次领取。
第三十条严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。
第三十一条办公用品若被人为损坏,应由办公用品使用人照价赔偿。
第三十二条非一次性损耗的办公用品因使用时间过长需要报废注销时,使