文档介绍：前台工作内容流程
一、每日例行工作
1、发放报纸
接受邮政每日递送的报纸,根据各部门所订报纸分好,依次送往各部门。(发报纸的时候,将李总、姚总前一天的报纸收回来;然后将回收的报纸拿到地下室保洁阿姨休息室放。)
10月底左右要去问各部门负责人,明年需要订阅哪些报纸。注:报纸预定表在桌面→资料→骏泰→2016年报纸预定(1)
确定好各部门需要订的报纸后,你先把所订的报纸名称、份数发给邮局湘姐,让他根据所定的报纸开个费用明细给你,然后你在《2016年报纸预定(走OA)》表格里写上各部门所订报纸的相关费用、报刊价格明细。(11月份这样邮局会拿一本明年报纸价格明细的书给你,你按照上面的价格来做就可以了) 你要对一下自己做的费用与邮局那边送过来的费用明细是否一致,如果一致的话,将该表格发给综合管理部陈景顺帮忙走OA,OA通过后就通知邮局负责人将发票送过来,再填写付款书,交给陈景顺帮忙拿去签名,待账转给邮局后,明年1月份就可以正常发放报纸了。(报纸的费用要在12月31日之前转给邮局,不然的话邮局是不给送报纸啦。)
注:报纸预定表在桌面→资料→骏泰→2016年报纸预定(走OA)
2、来访客人登记
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将来访客人的信息登记在《前台来访人员登记表》上,并将客人引领至被访人的办公室。(一般如果有客人来访的话,一桥那边将会通过对讲机向前台传达来访客人的信息,前台再通过电话向客人来访对象予以确认。)
注:《前台人员来访登记表》电子版在桌面→资料→前台→前
台人员来访登记表(打印版)
3、接听及转接电话
电话响起第二声后接听→礼貌问询需转接人员、并查询号码→摁下挂机键→输入号码→问询接听员→接听(直接挂掉电话就好)→不接听,就摁一下挂机键(告知对方不方便)
4、邮寄快递
要寄快递的员工,如果是公司文件→拿《邮寄单》给寄件人填写寄件信息(地址、电话、收件人这些)→填写公务快递邮寄单→打电话通知快递员来取件→快递单上写上月结账号→将邮寄信息写在对公快递单上→(如果是私人寄件就只需要打电话让快递员来收件就行了,费用寄件人自己付)
注:《对公快递单》在桌面→资料→骏泰→对公快递单
5、前台工作日报
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把前台当天的工作内容填写在《前台工作日报》里(17:20发至王主任QQ),可以根据自己的工作内容去调整表格里的时间段。
注:《前台工作日报》在桌面→资料→前台→人员每周工作日
报-前台接待
6、综合管理部工作日报表
把部门前一天的工作情况写在表格里,根据司机在微信群里提供的《车辆动态表》,与前台每日所做的来访登记人数、邮
寄收发快递的次数来填写(9:00左右发至梁总、林经理邮箱)。
在原有的工作表格上修改就可以了。
注:《综合管理部工作日报表》在桌面→资料→前台→综合管
理部工作日报表
7、综合管理部工作周报表
根据《综合管理部日报表》的内容,汇总至《综合管理部周报表》(周一9:00左右发至梁总、林经理邮箱)。
在原有的工作表格上修改就可以了。
注:《综合管理部周报表》在桌面→资料→综合管理部加班表
→综合管理部工作周报表
8、综合管理部加班情况周报表
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统计部门一周的加班补休情况(为了工作方便,可以每天登记司机的加班补休情况,这样做起加班周报表就